שעות, נוכחות, חופשה ופנסיה

שעות, נוכחות, חופשה ופנסיה

המדריך נבדק מול חקיקה, צווי הרחבה, היתרים ומקורות ממשלתיים ביום 29.07.2026. הבדיקה הבאה נדרשת עד 27.10.2026. תעריפים, קרנות נבחרות, היתרים והסדרים ענפיים עשויים להשתנות לפני מועד הבדיקה הבא, ולכן יש לאמת אותם שוב במועד החישוב או ההפקדה.

המדריך מיועד לעמותה שמעסיקה בישראל עובד בגיר בתנאי העבודה הרגילים במשק. העסקת בני נוער, עובדים זרים, נהגים, עובדי שמירה וניקיון, עובדי סיעוד, עובדים במערכת הבריאות, עובדים שעליהם חל הסכם קיבוצי או צו ענפי, ועובדים בתפקידים שהחוק אינו חל עליהם במלואו מחייבת בדיקה נפרדת. גם חוזה אישי או נוהג יכולים להעניק זכות טובה יותר, אך אינם יכולים לגרוע מזכות מגן.

כדי למנוע טעויות, בודקים כל נושא בארבע שכבות ובסדר הזה:

1. החוק — נקודת המוצא שאסור לרדת ממנה.
2. צו הרחבה, הסכם קיבוצי והיתר — הוראות כלליות או ענפיות שעשויות לשנות את מכסת השעות, המנוחה או הזכויות.
3. החוזה והנוהג בעמותה — אם הם מיטיבים עם העובד, יש לקיים אותם.
4. העבודה שבוצעה בפועל — רישום אמיתי של שעות, הפסקות, נסיעות, היעדרויות והפקדות. שם התפקיד או ברירת המחדל בתוכנת השכר אינם מחליפים את המציאות.

Q-163 — אילו זמנים נחשבים שעות עבודה, הפסקה, כוננות או נסיעה?

מבחן היסוד: האם העובד עמד לרשות העמותה?

בחוק, ״שעות עבודה״ הן הזמן שבו העובד עומד לרשות העבודה. לכן לא מסווגים זמן רק לפי הכותרת שנתנו לו. בודקים מה העובד נדרש לעשות בפועל, היכן היה חייב להיות, באיזו מהירות היה חייב להגיב ועד כמה היה חופשי להשתמש בזמן לצרכיו.

זמן שבו העובד מבצע משימה הוא זמן עבודה גם אם המשימה בוצעה מהבית, בטלפון או מחוץ לשעות המשרד. בכלל זה קריאת מסמך שנדרשה לעבודה, מענה מקצועי להודעה, שיחת שירות, טיפול בתקלה, כתיבת דוח או התחברות למערכת. מומלץ לקבוע מנגנון פשוט לדיווח גם על מקטעים קצרים, ולא להניח שעבודה דיגיטלית ״נבלעת״ בשכר.

הפסקות

נקודת המוצא בחוק היא שביום עבודה של שש שעות ומעלה ניתנת הפסקה למנוחה ולסעודה של 45 דקות לפחות, ובה הפסקה רצופה של 30 דקות לפחות; בערב המנוחה השבועית ובערב חג נקבעה הפסקה של 30 דקות לפחות. עם זאת קיימים היתרים כלליים, ובין היתר היתר הנוגע לעובד שאינו מועסק בעבודת כפיים, ולכן אין להפעיל כלל אוטומטי שלפיו כל עובד שעבד שש שעות זכאי תמיד לאותה הפסקה. יש לזהות את סוג העבודה, מבנה שבוע העבודה וההיתר החל.

במהלך הפסקה של חצי שעה או יותר העובד רשאי בדרך כלל לצאת ממקום העבודה. אם נוכחותו הכרחית לתהליך העבודה או להפעלת ציוד והעמותה דורשת שיישאר, הזמן נחשב חלק משעות העבודה. גם אם מותר לו לאכול, הפסקה שבפועל נשלטת בידי המעסיק ואינה פנויה באמת אינה הופכת להפסקה לא־משולמת רק מפני שכך סומנה במערכת.

הפסקות קצרות ומוסכמות להחלפת כוח ואוויר וכן זמן סביר לשימוש בשירותים נכללים בשעות העבודה. אין לנכות אותם אוטומטית. מנגד, הפסקת אוכל אמיתית שבה העובד חופשי לצאת ולעשות כרצונו יכולה להיות מחוץ לשעות העבודה.

כוננות וזמינות

יש להפריד בין שלושה סוגי זמן:

• כוננות במקום שקבעה העמותה — כאשר העובד חייב להימצא במקום העבודה או במקום שמגביל אותו באופן ממשי, קיימת נטייה חזקה לראות בזמן זמן עבודה. יש לבדוק את ההסדר המדויק.
• כוננות בבית או זמינות בטלפון — עצם האפשרות שיתקשרו לעובד אינה הופכת תמיד את כל שעות הכוננות לשעות עבודה. בודקים את מגבלות התנועה, זמן התגובה, תדירות הקריאות, היכולת לנהל חיים פרטיים וההסכם החל.
• עבודה שבוצעה בזמן הכוננות — זמן הטיפול בפועל, לרבות התחברות, שיחה, תיעוד ופעולת המשך נדרשת, חייב להירשם כעבודה גם כאשר יתר זמן הכוננות אינו מסווג כך.

אין לקבוע בחוזה ש״כוננות אינה עבודה״ ולסיים בכך את הבדיקה. מאידך, גם אין להכפיל אוטומטית את כל שעות הלילה בשכר השעתי כאשר העובד היה בבית וחופשי כמעט לחלוטין. הפסיקה והסקירה המשפטית של משרד העבודה מדגישות בחינה מהותית של מידת השליטה והזמינות.

נסיעות

הנסיעה הרגילה מבית העובד למקום עבודתו הקבוע ובחזרה אינה בדרך כלל זמן עבודה, אף שקיימת בנפרד זכות אפשרית להחזר הוצאות נסיעה. אבל זמן נסיעה במהלך יום העבודה, למשל ממשרד העמותה לפגישה עם תורם או בין שני אתרי פעילות, הוא חלק מהעבודה ויש לרשום אותו.

בנסיעה חריגה — יציאה ישירות מהבית לאתר מרוחק, הסעת ציוד או משתתפים, נסיעה בשעה שקבעה העמותה, או נסיעה שמאריכה מאוד את הדרך הרגילה — אין תשובה גורפת. יש לתעד את מטרת הנסיעה, נקודת המוצא, היעד, הדרישה שהוטלה על העובד והאם ביצע עבודה בזמן הנסיעה; לאחר מכן בוחנים את ההסכם והפסיקה הרלוונטית.

נוהל מעשי לסיווג זמן

לפני תחילת הסדר קבוע של כוננות, עבודה מרחוק או נסיעות, העמותה צריכה לכתוב נוהל קצר שכולל:

• אילו משימות מותר לבצע מחוץ לשעות הרגילות ומי מאשר אותן.
• כיצד מדווחים התחלה, סיום, הפסקה וקריאה בזמן כוננות.
• האם הכוננות עצמה מגבילה את העובד ומה התמורה החוזית עבורה.
• כיצד נרשמות נסיעות בין אתרים ונסיעות חריגות.
• מי בודק חריגים לפני סגירת השכר.

האישור מראש חשוב לניהול, אך אם העמותה דרשה עבודה, ידעה עליה או נהנתה ממנה, היעדר אישור אינו סיבה למחוק את השעות שבוצעו. יש לברר את החריגה בנפרד ולשלם לפי הדין.

Q-164 — איך מנהלים פנקס שעות ונוכחות לעובד בשטח או מהבית?

החובה נשארת אצל המעסיק

המעסיק חייב לנהל באופן שוטף פנקס בדבר שעות העבודה, המנוחה השבועית והשעות הנוספות. הרישום צריך לשקף את שעות העבודה בפועל ולא רק את לוח המשמרות המתוכנן. תיקון מס׳ 24 לחוק הגנת השכר חיזק את הדרישה לרישום באמצעים מכניים, דיגיטליים או אלקטרוניים; כאשר הרישום אינו נעשה באמצעי כזה, העובד חותם מדי יום על הרישום ואדם אחראי שמונה בידי המעסיק מאשר אותו.

החובה אינה עוברת ללקוח, למנהל הפרויקט או לעובד רק מפני שהעבודה נעשית בבית, בשטח או באתר של גוף אחר. העמותה רשאית לדרוש מן העובד לדווח, אך היא צריכה לספק כלי נגיש, לבדוק את הדיווחים ולתקן פערים לפני הפקת תלוש השכר.

השדות שכדאי לשמור לכל יום

• תאריך והקצאת העובד לעמותה או לפרויקט.
• שעת התחלה ושעת סיום בפועל.
• תחילת וסיום הפסקה שאינה נחשבת זמן עבודה.
• מקטע עבודה נוסף בערב, בלילה או בזמן כוננות.
• עבודה במנוחה השבועית או בחג, אם הותרה.
• נסיעה בין אתרים או משימה חריגה שנחשבת עבודה.
• היעדרות וסיבתה: חופשה, מחלה, חג, מילואים או היעדרות אחרת.
• הערת תיקון, מי ביקש את התיקון, מתי אושר ומה היה הרישום הקודם.

אין למלא מראש את שעות התקן ולהשאיר אותן כאשר העובד התחיל מאוחר, סיים מאוחר, יצא להפסקה או התחבר שוב מהבית. לוח מתוכנן יכול להופיע לצד הרישום, אך אינו מחליף אותו.

תהליך דיווח לעובד בשטח או מהבית

1. העובד מדווח בזמן אמת באפליקציה או בטופס נגיש. כאשר אין קליטה, המערכת שומרת מקומית או מאפשרת השלמה מאוחרת עם הסבר.
2. העובד מוסיף מקטע נפרד לכל חזרה לעבודה, במקום להאריך בדיעבד את סוף היום.
3. המנהל בודק מדי שבוע שעות חריגות, הפסקות חסרות ועבודה במנוחה השבועית.
4. לפני סגירת השכר נשלח לעובד סיכום שאפשר לתקן באופן מתועד.
5. השכר מחושב מן הרישום המאושר, אך שומרים גם את הדיווח המקורי ואת היסטוריית השינויים.

אם אין מערכת דיגיטלית, אפשר להשתמש בדוח יומי מסודר. העובד חותם מדי יום והאחראי שמינתה העמותה מאשר. טופס חודשי שנחתם בסוף החודש בלי פירוט אמיתי של כל יום הוא פתרון חלש ועלול לא להספיק.

פרטיות ומידתיות

עבודה מהבית אינה מתירה מעקב בלתי מוגבל. רשות הגנת הפרטיות מדגישה שקיפות, תכלית לגיטימית, מידתיות וצמצום מידע. צילום רציף, הקלטת מסך, מעקב אחר הקשות או הפעלת מצלמה בבית הם אמצעים פולשניים במיוחד; לפני שימוש בהם יש להוכיח צורך אמיתי ולבדוק חלופה פחות פוגענית.

גם נתוני מיקום הם מידע רגיש. אם די בחותמת זמן, דיווח משימה או אישור מנהל, אין לאסוף GPS רציף. כאשר מיקום נחוץ לעבודה בשטח:

• אוספים אותו רק בזמן ובמקום הנחוצים לתכלית שהוגדרה.
• מסבירים לעובד מראש איזה מידע נאסף, למה, למי יש גישה ולכמה זמן נשמר.
• לא עוקבים מחוץ לשעות העבודה.
• מגבילים הרשאות ושומרים יומן גישה.
• קובעים מועד מחיקה ולא שומרים היסטוריית מיקום ללא סוף.

בקרת שכר חודשית

לפני אישור כל תלוש יש להשוות בין הנוכחות לבין המשמרות, יומן הפגישות והחריגים שאושרו. יש לבדוק לפחות:

• האם חושבו שעות נוספות גם ברמה היומית וגם ברמה השבועית.
• האם הפסקה שנוכתה הייתה הפסקה אמיתית.
• האם מקטעי עבודה מהבית והקריאות בזמן כוננות נכללו.
• האם עבודה במנוחה השבועית סומנה בנפרד ונבדק היתר.
• האם יתרות החופשה והמחלה בתלוש תואמות לפנקסים.

רישום חסר אינו מאפשר להניח שלא בוצעה עבודה. במקרה של מחלוקת, חסר ברישומי המעסיק עלול ליצור קושי ראייתי משמעותי. לכן מתקנים בזמן אמת ולא בזמן תביעה.

Q-165 — מתי מותר להעסיק בשעות נוספות או במנוחה השבועית ואיך משלמים?

קודם בודקים שמותר, ורק אחר כך מחשבים

תשלום גמול אינו הופך העסקה אסורה למותרת. לפני שיבוץ יש לבדוק:

1. האם חוק שעות עבודה ומנוחה חל על העובד. החרגות, כגון תפקיד הנהלה או אמון אישי מיוחד, מפורשות בצמצום; כותרת ״מנהל״ לבדה אינה מספיקה.
2. מהו שבוע העבודה, יום העבודה והיום המקוצר החלים בעמותה.
3. האם קיים היתר כללי לענף או לסוג העבודה.
4. אם אין היתר מתאים — האם נדרש היתר מיוחד לעמותה.
5. האם קיימות מגבלות נוספות לפי גיל, היריון, עבודת לילה, ענף או הסכם.

לפי ההיתר הכללי שמציג משרד העבודה, שבוע העבודה הרגיל במגזר הפרטי הוא 42 שעות; ככלל, יום עבודה כולל שעות נוספות לא יעלה על 12 שעות, וההעסקה לא תעלה על 16 שעות נוספות בשבוע, כך שהסך השבועי לא יעלה על 58 שעות. בעבודת לילה ובערבי מנוחה או חג יש הוראות ייחודיות, ויש לבדוק את נוסח ההיתר ולא להסתפק במספר השבועי.

חישוב שעות נוספות

הבדיקה נעשית תחילה בכל יום ולאחר מכן בכל השבוע:

• לכל אחת משתי השעות הנוספות הראשונות באותו יום משולם לפחות 125% מן השכר הרגיל.
• לכל שעה נוספת אחריה משולם לפחות 150%.
• בסוף השבוע בודקים אם נוצרו שעות נוספות שבועיות שטרם סווגו כשעות נוספות יומיות.
• אין לקזז יום ארוך ביום קצר כדי לבטל שעות נוספות יומיות, אלא אם חל הסדר חוקי מתאים של שעות גמישות.

תוספת גלובלית לשעות נוספות יכולה להיות תקפה רק אם היא אמיתית, נפרדת, סבירה ומשקפת את השעות שבוצעו; גם אז חייבים לנהל רישום ולבצע בדיקה שהעובד לא קיבל פחות מן המגיע לו. אין לכלול את הגמול בתוך ״שכר כולל״ בלי הפרדה חוקית.

מנוחה שבועית

לעובד יהודי המנוחה השבועית כוללת את השבת; לעובד שאינו יהודי היא כוללת את יום שישי, שבת או ראשון, לפי בחירתו וההסדר החל. נקודת המוצא בחוק היא לפחות 36 שעות רצופות, אלא אם היתר תקף קובע אחרת. העסקה במנוחה השבועית אסורה ללא היתר כללי או מיוחד מתאים.

עבור עבודה במנוחה השבועית משולם לפחות 150% מן השכר הרגיל, ובנוסף ניתנת מנוחת פיצוי בהתאם להיתר שמכוחו נעשתה העבודה. אם בתוך העבודה במנוחה השבועית נוצרות גם שעות נוספות, גמול השעות הנוספות מתווסף לגמול המנוחה; בחישוב המקובל מדובר לפחות ב־175% לשעתיים הנוספות הראשונות וב־200% לאחר מכן. לפני הפקת השכר יש לבדוק אם צו ענפי, הסכם או היתר מעניקים הסדר טוב יותר.

עבודה במוצאי שבת אינה בהכרח עבודה במנוחה השבועית. בודקים אם העובד קיבל בפועל את רצף המנוחה שנדרש לו. אין להסתפק בשם היום בלוח השנה.

זכות לסרב

ככלל, עובד רשאי לסרב לעבוד ביום המנוחה השבועי גם כאשר הסירוב אינו דתי, ואסור להפלותו בשל כך. החוק מונה חריגים, ובהם עבודות הקשורות לביטחון המדינה, לבטיחות, לשלום או לבריאות בני אדם ושירותים חיוניים שנקבעו. מעסיק שסבור שחל חריג או שמבקש למנוע את אפשרות הסירוב צריך לפעול במסלול החוקי, ולא להסתפק בסעיף כללי בחוזה.

אירוע בלתי צפוי

במקרה של תאונה או אירוע שלא ניתן היה לצפות מראש, כאשר העבודה הנוספת נחוצה כדי למנוע הפרעה בתהליך העבודה או נזק לגוף או לרכוש ואין דרך אחרת למנוע אותו, קיים מסלול דיווח לפי סעיף 10(א)(1). את הדיווח יש להגיש לכל המאוחר ביום שלאחר ההעסקה, ואסור להמשיך את ההעסקה החריגה בלי היתר בכתב. עומס רגיל, מחסור מתמשך בכוח אדם או תכנון מאוחר אינם הופכים אוטומטית ל״אירוע בלתי צפוי״.

רשימת בדיקה לפני משמרת חריגה

• לאתר ולשמור עותק של ההיתר התקף, כולל תוקף, תפקידים ותנאים.
• לקבל הסכמה או לבצע את הליך השיבוץ הנדרש, בלי לפגוע בזכות הסירוב.
• לוודא שהמשמרת אינה חורגת מהמגבלות היומיות והשבועיות.
• לקבוע מראש מנוחת פיצוי כאשר נדרשת.
• לסמן במערכת הנוכחות את סוג השעות, בלי לשנות את שעות ההתחלה והסיום בפועל.
• לבדוק בתלוש גם את שיעור הגמול וגם את מכסת המנוחה.

Q-166 — איך מחשבים חופשה, מחלה, חגים והבראה לעובד במשרה חלקית?

אין ״אחוז משרה״ אחד לכל הזכויות

משרה חלקית אינה מבטלת זכויות, אך כל זכות מחושבת בדרך אחרת. לפני החישוב אוספים: סוג שכר חודשי או שעתי, תאריך תחילת העבודה, מספר ימי העבודה בפועל בכל שנת לוח, מספר ימי ושעות העבודה הקבועים, שינויים בהיקף, ותק, לוח החגים שבחר העובד והסדר ענפי מיטיב. אין לקחת ״50% משרה״ ולהכפיל בו אוטומטית חופשה, מחלה, חגים והבראה.

חופשה שנתית

מכסת החוק היא מכסה ברוטו הכוללת ימי מנוחה שבועית: 16 ימים בכל אחת מחמש השנים הראשונות, 18 בשנה השישית, 21 בשביעית, ומהשנה השמינית יום נוסף לכל שנה עד 28. ייתכן שצו של שבוע עבודה מקוצר, צו ענפי או חוזה מיטיב יקנו מכסה אחרת. לכן יש לזהות אם מערכת השכר מנהלת ימים ברוטו או ימי היעדרות נטו ולא לערבב ביניהם.

את הזכאות היחסית לפי החוק מחשבים כך:

• אם יחסי העבודה התקיימו כל שנת הלוח והעובד עבד לפחות 200 ימים בפועל — המכסה מלאה. אם עבד פחות, מכפילים את המכסה במספר ימי העבודה בפועל ומחלקים ב־200.
• אם יחסי העבודה התקיימו רק בחלק משנת הלוח והעובד עבד לפחות 240 ימים בפועל — המכסה מלאה. אם עבד פחות, מכפילים את המכסה במספר ימי העבודה בפועל ומחלקים ב־240.
• חלק של יום שמתקבל בחישוב החוקי אינו נספר.

עובד במשרה חלקית שעובד בכל הימים הקבועים עשוי לצבור אותו מספר ימי חופשה כמו עובד מלא, אך שווי יום החופשה שלו נמוך בהתאם לשכרו. לעומת זאת, מי שעובד מעט ימים בשנה עלול לקבל מכסה יחסית לפי נוסחאות 200 או 240. מערכות שמציגות צבירה יחסית של חלקי יום יכולות לשמש לנוחות רק אם גם הניכוי בעת היציאה לחופשה נעשה באותה שיטה והתוצאה הכוללת אינה גורעת מן הזכות.

עובד שעתי או יומי שהועסק פחות מ־75 ימים רצופים, ואין עמו חוזה בכתב לתקופה רצופה העולה על 74 ימים, מצוי במסלול מיוחד: במקום חופשה בפועל משולמת תמורת חופשה של 4% לפחות משכר העבודה, לפי תנאי החוק. אין להשתמש במסלול הזה לעובד שממשיך לעבוד מעבר לתקופה או שיש עמו חוזה ארוך יותר.

מחלה

ברירת המחדל בחוק היא צבירה של יום וחצי מחלה לכל חודש עבודה מלא, עד תקרה של 90 ימים. כאשר חודש העבודה אינו מלא או שהעבודה חלקית, יש לחשב את הצבירה היחסית לפי ימי העבודה הנהוגים והימים שעבד העובד, בהתאם להגדרות החוק ולהסדר החל.

בהיעדר הסדר מיטיב:

• היום הראשון למחלה אינו מזכה בדמי מחלה.
• בעד היום השני והשלישי משולמים מחצית דמי המחלה.
• מן היום הרביעי משולמים דמי מחלה מלאים.

ספירת ״יום המחלה״ תלויה בסוג השכר ובמתכונת העבודה. אצל עובד חודשי תקופת המחלה יכולה לכלול גם ימי מנוחה וחג שבתוכה; אצל עובד שעתי או יומי נבדקים הימים שבהם היה אמור לעבוד. לעובד שמועסק רק בחלק מימי השבוע יש חישוב יחסי ייחודי, ולכן אין לנכות אוטומטית יום מלא על כל תאריך בתעודת המחלה.

חגים

עובד חודשי מקבל את שכרו החודשי הרגיל ואינו מקבל בדרך כלל תשלום נפרד רק מפני שחל חג. עובד שעתי או יומי שהשלים שלושה חודשי עבודה זכאי, לפי צו ההרחבה הכללי, לתשלום עבור תשעה ימי חג שבהם היה אמור לעבוד, בתנאי שעבד ביום שלפני החג וביום שלאחריו או שנעדר בהסכמת המעסיק. חג שחל בשבת או ביום שבו העובד ממילא אינו אמור לעבוד אינו יוצר אובדן שכר ולכן אינו מזכה אוטומטית בדמי חג.

לעובד שמועסק בימים קבועים, העובדה שלא שובץ ביום הסמוך לחג נחשבת בדרך כלל היעדרות בהסכמת המעסיק ולא שוללת את הזכות. העובד הלא־יהודי בוחר אם לקבל את ימי החג לפי חגי דתו או לפי חגי ישראל; אין לשלם כפל דמי חגים עבור שתי מערכות החגים.

גובה דמי החג צריך לשקף את השכר שהעובד הפסיד. כאשר היקף השעות משתנה, נדרש חישוב שמייצג את יום העבודה הרגיל; יש לתעד את תקופת הממוצע ואת רכיבי השכר שנכללו, ולבדוק צו או פסיקה החלים על הענף.

דמי הבראה

הזכאות הכללית מתחילה לאחר השלמת שנת עבודה. במגזר הפרטי המכסה לפי הוותק היא: 5 ימים בשנה הראשונה; 6 בשנים השנייה והשלישית; 7 בשנים הרביעית עד העשירית; 8 בשנים האחת־עשרה עד החמש־עשרה; 9 בשנים השש־עשרה עד התשע־עשרה; ו־10 ימים מהשנה העשרים. צו ענפי או הסכם מיטיב עשויים לקבוע יותר.

נכון ל־29.07.2026, תעריף יום הבראה במגזר הפרטי הוא 418 ש״ח. זהו נתון משתנה, ולכן יש לאמת אותו שוב במועד התשלום ולא להטמיע אותו בקוד ללא תאריך תוקף.

לעובד שעתי במשרה חלקית:

• אם מספר השעות השבועיות קבוע: שעות שבועיות ÷ 42 × מספר ימי ההבראה × תעריף יום.
• אם מספר השעות החודשיות קבוע: שעות חודשיות ÷ 182 × מספר ימי ההבראה × תעריף יום.
• אם ההיקף משתנה: מחשבים ממוצע שעות חודשי ב־12 החודשים האחרונים, מחלקים ב־182 ומכפילים במכסה ובתעריף.

בחישוב היקף המשרה כוללים גם שעות היעדרות ששולם בעדן שכר, כגון חופשה, חג וימי מחלה מזכים.

תיק חישוב לכל עובד

לכל שנת שכר כדאי לשמור גיליון או דוח שמציג בנפרד:

• מקור המכסה: חוק, צו כללי, צו ענפי או חוזה.
• הוותק ושיטת הספירה.
• ימי ושעות העבודה בפועל ששימשו במכנה.
• לוח החגים שבחר העובד והימים שבהם היה אמור לעבוד.
• שיעור הצבירה, יתרת הפתיחה, ניצול ויתרת הסגירה.
• תעריף הבראה ותאריך תוקפו.

הדוח צריך להתיישב עם תלושי השכר ופנקס החופשה. אם משנים שיטת צבירה במערכת, מבצעים בדיקת המרה כדי שלא תיעלם יתרה.

Q-167 — מתי מתחילים להפריש לפנסיה ואיך בוחרים קופה?

הבדיקה נעשית כבר בקליטה

בטופס הקליטה יש לשאול את העובד אם היה מבוטח בביטוח פנסיוני פעיל לפני תחילת העבודה ולבקש אסמכתה. זו אינה שאלה טכנית: היא משנה את מועד תחילת הזכאות לפי צו פנסיית חובה. אם חל הסכם קיבוצי, צו ענפי או חוזה מיטיב, פועלים לפי ההסדר הטוב יותר.

במסלול הכללי:

• עובד שהגיע עם ביטוח פנסיוני פעיל זכאי לביטוח מן היום הראשון; ההפקדה בפועל נעשית לאחר שלושה חודשי עבודה, רטרואקטיבית מתחילת העבודה, או לפני תום שנת המס אם המועד הזה מוקדם יותר.
• עובד שלא היה מבוטח בביטוח פנסיוני פעיל זכאי להפקדות לאחר שישה חודשי עבודה, ללא הפקדה רטרואקטיבית על ששת החודשים הראשונים לפי צו החובה הכללי.

אסור להסתמך על אמירה לא מתועדת ש״יש לי קרן איפשהו״ או ש״אין לי פנסיה״. יש לברר פעילות ורצף ביטוחי מול העובד והגוף המוסדי; אם המצב אינו ברור, מטפלים מיד ולא מחכים לחודש השישי.

שיעורי המינימום במסלול הכללי

לפי צו ההרחבה להגדלת ההפרשות, שיעורי המינימום מן השכר המבוטח הם 6% על חשבון העובד לתגמולים, 6.5% על חשבון המעסיק לתגמולים ו־6% על חשבון המעסיק לפיצויים. בהסדר מיטיב, בשכר מבוטח רחב יותר או כאשר רכיב אובדן כושר העבודה מחייב השלמה, הסכומים יכולים להיות גבוהים יותר.

כאשר המוצר הוא ביטוח מנהלים או מוצר שכולל רכישת כיסוי לאובדן כושר עבודה, חלק המעסיק לתגמולים כולל את עלות הכיסוי, ועל המעסיק עשויה לחול השלמה עד לשיעור הכולל שנקבע בצו כדי להשיג כיסוי של 75% מן השכר, בכפוף לתקרה שבצו. אין להעתיק שיעור מקרן פנסיה לביטוח מנהלים בלי בדיקת המוצר.

גם הגדרת ״השכר המבוטח״ דורשת בדיקה. שעות נוספות אמיתיות והחזרי הוצאות אינם בהכרח חלק מן הבסיס בצו הכללי, בעוד שהסכם מיטיב עשוי לכלול רכיבים נוספים. בתלוש ובקובץ ההפקדות יש להראות בסיס עקבי.

העובד בוחר

הזכות לבחור את קופת הגמל או קרן הפנסיה היא של העובד. המעסיק, סוכן מטעמו או מנהל הסדר אינם רשאים לכפות גוף מסוים, להגביל את הבחירה או להתנות הטבה בבחירה בסוכן או במוצר שלהם.

העמותה יכולה להנגיש מידע וכלים רשמיים, אך לא לתת ייעוץ פנסיוני אישי ללא רישיון. בבחירה כדאי לעובד להשוות, בין היתר:

• דמי ניהול מן ההפקדה ומן הצבירה.
• מסלול השקעה ורמת סיכון המתאימים לגילו ולצרכיו.
• כיסויי נכות ושאירים והחרגות אפשריות.
• שירות, נגישות ותהליך תביעות.
• מצב קופה קיימת והשלכות על רצף ביטוחי או תקופת אכשרה.

העובד יכול להיעזר בכלי ההשוואה והאיתור הרשמיים של רשות שוק ההון ובבעל רישיון שאינו כבול לבחירת המעסיק.

הפקדה ובקרה

אין די לנכות את חלק העובד בתלוש. הכספים צריכים לעבור לקופה ולהיקלט. לפי מידע משרד העבודה, מועד ההעברה הוא המוקדם מבין שבעה ימי עסקים ממועד תשלום השכר או 15 ימים מתום החודש שבעדו שולם השכר. איחור עלול לשאת ריבית ולהקים לעובד עילת תביעה.

בכל חודש העמותה צריכה:

1. לחשב את הבסיס והשיעורים לפי ההסדר החל על העובד.
2. להעביר את הכספים והדיווח במועד.
3. לקבל משוב מן הגוף המוסדי.
4. לתקן מיד דחייה, חוסר התאמה או הפקדה לחשבון שגוי.
5. להתאים בין התלוש, הנהלת החשבונות, חשבון הבנק והקליטה בקופה.

Q-168 — מה עושים כאשר עובד לא בחר קרן פנסיה או לא מסר פרטים?

אי־בחירה אינה עוצרת את החובה

העובד מקבל הזדמנות אמיתית לבחור קופה ומוסר את פרטי הבחירה בטופס מתועד. העמותה צריכה להסביר את מועד היעד ואת העובדה שאם לא תימסר בחירה, היא תפעל לפי מנגנון ברירת המחדל החוקי. אין לבקש מן העובד ״לוותר על פנסיה״, אין להחזיק את הכסף בחשבון העמותה ואין לדחות הפקדות עד שייזכר למסור פרטים.

אם העובד לא בחר והמעסיק לא ערך הליך תחרותי תקף לקופת ברירת מחדל, מצרפים אותו לאחת מקרנות הפנסיה הנבחרות בהתאם להוראות רשות שוק ההון. הזכות לבחור קופה אחרת נשמרת לעובד.

הקרנות הנבחרות והמנגנון התקף

לפי תוצאות ההליך הרביעי של רשות שוק ההון, הקרנות הנבחרות מ־01.11.2024 עד 31.10.2028 הן אינפיניטי, אלטשולר שחם, מור ומיטב. דמי הניהול המרביים במסלול זה הם 1% מן ההפקדות ו־0.22% מן היתרה הצבורה, והם מובטחים לעשר שנים ממועד ההצטרפות, בכפוף לתנאי ההליך.

מעסיק שמעסיק 50 עובדים ומעלה ולא ערך הליך תחרותי משתמש, החל מ־01.06.2025, במנגנון החלוקה לפי ספרת הביקורת בתעודת הזהות:

• הספרות 7, 8 או 9 — אינפיניטי.
• הספרות 4, 5 או 6 — מור.
• הספרות 2 או 3 — אלטשולר שחם.
• הספרות 0 או 1 — מיטב.

מעסיק שמעסיק פחות מ־50 עובדים רשאי לבחור אחת מארבע הקרנות עבור העובד שלא בחר, ועליו לשלוח לחברה המנהלת הצהרה חד־פעמית לפי הנוסח שצורף לתוצאות ההליך. לפי הבהרת רשות שוק ההון, אפשר למסור את ההצהרה גם דרך חשבון המעסיק המקוון אצל החברה המנהלת, בדרך שמחליפה את הצורך בהצהרה מאומתת בידי עורך דין. אם העמותה ערכה הליך תחרותי תקף, יש לפעול לפי תוצאותיו ותוקפו במקום מנגנון זה.

תהליך עבודה כאשר חסרים פרטים

1. מתעדים פנייה לעובד — תאריך, המידע שנמסר, הטופס והמועד האחרון לבחירה.
2. בודקים זכאות ומועד התחלה — לרבות קופה פעילה קודמת; חסר בפרטי הקופה אינו מבטל רצף קודם.
3. מפעילים ברירת מחדל בזמן — לפי מספר העובדים וההליך התקף בעמותה.
4. משדרים דיווח אחיד — עם פרטי הזיהוי המדויקים ונתוני ההפקדה, לפי ממשק רשות שוק ההון.
5. קוראים את המשוב — ״שודר״ אינו ״נקלט״. בודקים שהעובד צורף ושהכסף שויך לחשבונו.
6. מתקנים דחייה מיד — טעות בשם, מספר זהות, חודש שכר, סכום או קוד קופה אינה סיבה להמתין למחזור הבא.
7. מודיעים לעובד — באיזו קרן צורף, כיצד לקבל מידע וכיצד למסור בחירה אחרת.

חוזרי רשות שוק ההון מחייבים דיווח במבנה אחיד ומשוב מן הגוף המוסדי. לעמותה צריכה להיות גישה לחשבון המקוון או לדוחות התפעוליים, ואדם אחראי צריך לעקוב אחר שגיאות עד לסגירתן.

אם העובד בוחר מאוחר יותר

בחירה מאוחרת בקופה אחרת אינה מוחקת את ההפקדות שכבר נקלטו. מעבירים את ההפקדות העתידיות לפי הוראת העובד ובהתאם ללוחות הזמנים התפעוליים. העברת הצבירה הקיימת נעשית לפי הוראת העובד ובמסלול הניוד המתאים, ולא בהחלטה חד־צדדית של העמותה. חשוב להזהיר מפני פעולה שעלולה לפגוע ברצף ביטוחי, אך את ההסבר האישי יש לקבל מגורם מוסמך.

בקרת סוף חודש

• רשימת כל העובדים שהגיע מועד ביטוחם.
• קופה שנבחרה או בסיס ברירת המחדל לכל עובד.
• התאמה בין ניכוי העובד לבין סכום שהועבר ונקלט.
• משובים פתוחים, דחיות ויתרות שלא שויכו.
• תאריך הפקדה מול המועד החוקי.
• תיעוד הודעה לעובד והוראות שינוי שהתקבלו.

אין לסגור חודש כל עוד קיימת הפקדה שנדחתה בלי בעל תפקיד, מועד תיקון ומעקב עד קליטה.

מקורות רשמיים

• G042-AUTH-001 — [חוק שעות עבודה ומנוחה, התשי״א–1951 — נוסח משולב במאגר נבו](https://www.nevo.co.il/law_html/Law01/P225_001.htm).
• G042-AUTH-002 — [גמישות ומעבר בין שעות עבודה למנוחה — סקירה משפטית, משרד העבודה](https://www.gov.il/BlobFolder/legalinfo/rest-flexibility/he/workers-rights_rest-flexibility.pdf).
• G042-AUTH-003 — חוק הגנת השכר (תיקון מס׳ 24) — מאגר החקיקה הלאומי.
• G042-AUTH-004 — [היבטי פרטיות במעקב אחר עובדים בעבודה מרחוק — הרשות להגנת הפרטיות](https://www.gov.il/BlobFolder/reports/remotework/he/remote-work-privacy-aspects.pdf).
• G042-AUTH-005 — [שימוש במערכות איכון במקום העבודה — הרשות להגנת הפרטיות](https://www.gov.il/BlobFolder/legalinfo/location_data/he/location-data-at-work.pdf).
• SRC-052 — [בקשה להיתר העסקה בשעות נוספות ובמנוחה השבועית — משרד העבודה](https://www.gov.il/he/service/request-for-employment-during-weekend-or-extra-hours).
• G042-AUTH-006 — [דיווח על העסקה בשעות נוספות בשל אירוע בלתי צפוי — משרד העבודה](https://www.gov.il/he/service/report-overtime-employment-due-to-unexpected-reasons).
• G042-AUTH-007 — [בקשת אישור למניעת סירוב עובדים לעבוד במנוחה השבועית — משרד העבודה](https://www.gov.il/he/service/approval-prevention-refuse-weekend-work).
• G042-AUTH-008 — חוק חופשה שנתית, התשי״א–1951 — נוסח משולב.
• G042-AUTH-009 — חוק דמי מחלה, התשל״ו–1976 — נוסח משולב.
• G042-AUTH-010 — צו הרחבה — הסכם מסגרת 2000.
• G042-AUTH-011 — צו הרחבה בדבר השתתפות המעסיק בהוצאות הבראה ונופש.
• G042-AUTH-012 — זכויות עובדים — חוברת ממשלתית מעודכנת לשנת 2026.
• G042-SEC-001 — חישוב מספר ימי החופשה השנתית — כל־זכות.
• G042-SEC-002 — [חישוב דמי מחלה לעובד שעתי או יומי בחלק מהשבוע — כל־זכות](https://www.kolzchut.org.il/he/%D7%97%D7%99%D7%A9%D7%95%D7%91_%D7%93%D7%9E%D7%99_%D7%9E%D7%97%D7%9C%D7%94_%D7%9C%D7%A2%D7%95%D7%91%D7%93_%D7%A9%D7%A2%D7%AA%D7%99_%D7%90%D7%95_%D7%99%D7%95%D7%9E%D7%99_%D7%A9%D7%9E%D7%95%D7%A2%D7%A1%D7%A7_%D7%91%D7%97%D7%9C%D7%A7_%D7%9E%D7%94%D7%A9%D7%91%D7%95%D7%A2).
• G042-SEC-003 — דמי חגים — כל־זכות.
• G042-SEC-004 — זכותון עובדים שעתיים ויומיים — כל־זכות.
• G042-AUTH-013 — הליך הפרשת פנסיה בגין עובד חדש — משרד העבודה.
• G042-AUTH-014 — צו הרחבה בדבר הגדלת ההפרשות לביטוח פנסיוני במשק.
• G042-AUTH-015 — [ביטוח פנסיוני — זכויות עובדים ומועדי העברה, משרד העבודה](https://www.gov.il/he/pages/pension-insurance?chapterIndex=5).
• G042-AUTH-016 — הזכות לבחור חיסכון פנסיוני וסוכן — משרד האוצר.
• G042-AUTH-017 — [תוצאות ההליך הרביעי לקביעת קרנות פנסיה נבחרות — רשות שוק ההון](https://www.gov.il/BlobFolder/dynamiccollectorresultitem/notice-2024-101/he/Results_of_the_fourth_procedure_for_determining_selected_funds_pdf.pdf).
• G042-AUTH-018 — [הבהרה לעניין הליך קביעת קרנות נבחרות — רשות שוק ההון](https://www.gov.il/BlobFolder/dynamiccollectorresultitem/notice-2025-26/he/clarification_regarding_the_selected_funds_procedure_pdf.pdf).
• G042-AUTH-019 — אופן הפקדת תשלומים לקופת גמל — חוזר רשות שוק ההון 2025-9-6.

המידע במדריך הוא מידע כללי ואינו תחליף לייעוץ משפטי, חשבונאי, שכר או ייעוץ ושיווק פנסיוני המותאם לעמותה, לעובד, למוצר ולענף.