מזומן, שיקים וקופה קטנה

המדריך נבדק ביום 30.07.2026 מול חוק העמותות, חוק לצמצום השימוש במזומן ורשומת תיקוניו, הוראות רשות המסים, הנחיות רשם העמותות ומידע בנק ישראל. הוא כולל את תיקון החוק שנכנס לתוקף ביום 01.04.2026 בעניין החלפת שטר — ובכלל זה שיק — במזומן. יש לבדוק אותו מחדש עד 28.10.2026, ובמוקדם יותר אם משתנים סכומי החוק, נוהלי הרשם, הוראות הדיווח על תרומות או אופי הפעילות של העמותה.

קופה קטנה היא כלי תפעולי להוצאות קטנות וחריגות, לא חשבון בנק חלופי. מזומן ושיקים אינם אסורים באופן גורף, אבל הם מחייבים שתי בדיקות נפרדות:

1. האם אמצעי התשלום מותר לפי הדין, ובפרט החוק לצמצום השימוש במזומן.
2. האם דרך ההוצאה או הקבלה מאפשרת בקרה נאותה על כספי העמותה, לפי חוק העמותות, הנחיות הרשם, התקנון והנוהל הפנימי.

פעולה יכולה לעמוד בתקרת המזומן ועדיין להיות בלתי תקינה מבחינת ניהול העמותה. לדוגמה, תשלום מזומן קטן ללא אישור, ללא מסמך ספק וללא רישום אינו נעשה תקין רק מפני שסכומו נמוך מ־6,000 ₪. מן הצד השני, שובר פנימי מפורט אינו מכשיר תשלום שאסור לפי חוק המזומן.

מפת החלטה מהירה

| המצב | הפעולה הבטוחה | |---|---| | צריך לשלם הוצאה משרדית קטנה ודחופה | בודקים שהיא מותרת בנוהל, מקבלים אישור, משלמים מן הקופה, שומרים מסמך ספק ושובר תשלום ומעדכנים את יתרת הקופה | | עובד או מתנדב שילם מכיסו | בודקים צורך ארגוני ואישור, מקבלים מסמך מקור והצהרת תביעה, מוודאים שאין כפל החזר ומשלמים בדרך מתועדת | | מבקשים מקדמה לפעילות | מאשרים מטרה וסכום מראש, מחתימים את המקבל, קובעים מועד סגירה ומונעים מקדמה חדשה לפני סגירת הקודמת | | מתקבלת תרומה במזומן | מסווגים אותה כתרומה, בודקים את סכום התרומה כולה מול חוק המזומן, מפיקים קבלה, מתעדים את אמצעי התשלום ומפקידים לחשבון העמותה | | מתקבל שיק פתוח | לא מקבלים אותו; כאשר עמותה היא צד, שם מקבל התשלום צריך להיות נקוב בשיק גם בסכום קטן | | רוצים לפדות שיק ולקבל מזומן | עוצרים ובודקים את כללי “החלפת שטר למזומן” שבתוקף מ־01.04.2026; משיכה אמיתית מחשבון העמותה אינה זהה אוטומטית לפדיון שיק | | חסר מסמך להוצאה | לא “ממציאים” קבלה ולא משתמשים בשובר פנימי כתחליף אוטומטי; מעבירים לבדיקת הנהלת החשבונות ומטפלים כחריג מתועד | | הקופה אינה מתאזנת | עוצרים שימוש, סופרים מחדש בשני אנשים, משמרים מסמכים, מתעדים את הפער ומעבירים לבדיקה ולאישור הגורם המוסמך |

שלוש שכבות הבקרה שצריכות לעבוד יחד

שכבה 1 — הדין

חוק העמותות מחייב פנקסי חשבונות המשקפים בשלמות ובנאמנות את עסקאות העמותה ואת מצבה הכספי. התוספת השנייה מבחינה בין מערכת חשבונות כפולה בעמותה שמעל הסף הסטטוטורי לבין מערכת של ספר תקבולים ותשלומים ותיק תיעוד חוץ בעמותה שאינה מעליו; היא כוללת גם דרישות לרישום תרומות, תקבולים והוצאות לפי סוגם. אין פירוש הדבר שכל עמותה יכולה לבחור לבד את שיטת הרישום: את המערכת בפועל קובעים עם מנהל החשבונות או רואה החשבון לפי הדין והנתונים העדכניים.

החוק לצמצום השימוש במזומן קובע תקרות, כללים לשיקים וחובת תיעוד של אמצעי התשלום או התקבול. לצורך החוק, “עוסק” כולל גם מלכ״ר, ולכן אין להתייחס לעמותה כאילו היא תמיד “אדם פרטי”.

שכבה 2 — ממשל ובקרה של העמותה

הנחיות רשם העמותות דורשות שמירה על כספי העמותה בחשבון על שמה, מנגנון הסמכה ובקרה להוצאת כספים, שיקים שאינם חתומים מראש ללא סכום ומוטב, ותיעוד מלא של יציאת כספים. לגבי עמותות המבקשות אישור ניהול תקין, ההנחיות מדגישות הימנעות מתשלומי מזומן, למעט הוצאות שמתאימות לקופה קטנה או חריג מאושר. ההנחיות אינן קובעות סכום אוניברסלי אחד לקופה קטנה; הנוהל צריך להתאים להיקף הפעילות ולשמור את הקופה קטנה באמת.

שכבה 3 — הנוהל הפנימי

נוהל טוב מתרגם את הדין לפעולה יומית: מי מחזיק בקופה, אילו הוצאות מותרות, מהן התקרות הפנימיות, מי מאשר, אילו מסמכים נדרשים, באיזו תדירות סופרים ומי בודק. תקרה פנימית יכולה וראוי שתהיה נמוכה מתקרת החוק. היא אינה יכולה להתיר מה שהחוק אוסר.

הפרדת תפקידים מינימלית

אין צורך במחלקת כספים גדולה כדי ליצור בקרה, אבל לאדם אחד אסור לשלוט בכל השרשרת בלי בדיקה:

• מבקש ההוצאה מסביר את הצורך ומצרף אסמכתאות.
• המאשר בודק מטרה, תקציב, סבירות וסמכות.
• אחראי הקופה משלם, מחתים ומעדכן את הרישום.
• מנהל החשבונות קולט ומסווג את המסמכים.
• בודק בלתי תלוי מבצע התאמה וספירת פתע מעת לעת.

בעמותה קטנה שבה אין חמישה אנשים, לפחות מפרידים בין מי שמקבל את הכסף או מבצע את הרכישה לבין מי שמאשר ובודק את הסגירה. בעל תפקיד לא מאשר לעצמו החזר, ומי שמחזיק בקופה אינו מוחק לבדו פער שהתברר.

Q-042 — איך מנהלים קופה קטנה, משיכות מזומן והחזרי הוצאות באופן תקין?

מנהלים קופה קטנה כיתרה מוגדרת, מוגבלת ומתועדת: מאשרים נוהל מראש, ממנים אחראי, מגדירים הוצאות מותרות ותקרות, מממנים את הקופה מחשבון העמותה, מצרפים מסמך ושובר לכל תשלום, מעדכנים את היתרה מיד, סופרים ומתאימים, ומחזירים לבנק עודפים שאינם נדרשים. לא משתמשים בקופה לשכר, הלוואות פרטיות, פיצול רכישות, הוצאות ללא מטרה מאושרת או תשלום שבמהותו צריך לעבור במסלול ספק רגיל.

1. החלטה ונוהל לפני השקל הראשון

הוועד או הגורם שהוסמך כדין מאשר נוהל כתוב. הנוהל צריך לכלול לפחות:

• מטרות הקופה ורשימת הוצאות מותרות ואסורות;
• יתרה מרבית, תקרה להוצאה יחידה ותקרת הוצאות לתקופה;
• זהות אחראי הקופה וממלא מקום;
• מקום שמירה, אופן הגישה ואיסור ערבוב עם כסף פרטי;
• מסמכים שחייבים לצרף לכל הוצאה;
• מדרג אישורים וחריגים;
• דרך פתיחת הקופה, חידושה והחזרת עודפים;
• תדירות רישום, ספירה, התאמה וביקורת פתע;
• טיפול במקדמות, החזרים, חוסר, עודף, אובדן וחשד לשימוש לא מורשה;
• תקופת שמירת המסמכים לפי הנחיית הגורם החשבונאי והדין החל.

הנוהל לא צריך להעתיק סכום “מקובל” מארגון אחר. עמותה עם פעילות שבועית קטנה ועמותה שמפעילה עשרות מוקדים אינן זקוקות לאותה יתרה, אבל בשתיהן התקרה צריכה להיות סבירה ביחס לצורך ולאפשר בקרה.

2. פתיחת הקופה וחידושה

המסלול הנקי הוא העברת כסף מחשבון העמותה לקופה, עם אסמכתת בנק והוראת תשלום שמציינת “פתיחת קופה קטנה” או “חידוש קופה קטנה”. רושמים את הסכום כמעבר בין נכסי העמותה, לא כהוצאה. ההוצאות נרשמות רק כאשר הוצאו בפועל ועל בסיס המסמכים שלהן.

אפשר לעבוד בשיטת קופה קבועה: נקבעת יתרת בסיס, ובכל חידוש מוחזר לקופה בדיוק סכום ההוצאות המתועדות. כך, בכל רגע:

מזומן שנספר + שוברים ומסמכים שטרם הוחזרו = יתרת הקופה המאושרת.

אם המשוואה אינה מתקיימת, לא מוסיפים כסף כדי “לסגור את המספר”. מאתרים את מקור הפער ומתעדים אותו.

הנחיות הרשם מכירות בחריג של המחאה שנועדה להוצאת מזומן מן הבנק לקופה קטנה לעניין הכיתוב “למוטב בלבד”. עם זאת, מאז 01.04.2026 יש כלל נוסף לגבי החלפת שטר, ובכלל זה שיק, במזומן. לכן אין להפוך שיק של תורם או לקוח ישירות למקור הקופה. משיכה אמיתית מחשבון שוטף של העמותה נבחנת לפי מהותה ואינה מסלול אוטומטי לעקיפת ההגבלה.

3. חבילת המסמכים לכל הוצאה

לכל תשלום מצרפים חבילה אחת שניתנת למעקב:

1. מסמך הספק או האסמכתה החיצונית המתאימה;
2. שובר קופה ממוספר;
3. תאריך, סכום ואמצעי תשלום;
4. שם המקבל ופרט מזהה במידה הנדרשת;
5. תיאור ענייני של המוצר או השירות והקשר למטרות העמותה;
6. פרויקט, סעיף תקציבי או מקור מימון, אם יש;
7. שם המבקש, שם המאשר וחתימת המקבל כאשר נמסר מזומן;
8. סימון אם זו הוצאה, מקדמה, החזר או השבת עודף;
9. קישור לרכישה או לאישור קודם כאשר ההוצאה היא חלק מהתקשרות רחבה.

שובר פנימי מתעד את תנועת הקופה, אך אינו בהכרח תחליף למסמך חוץ שנדרש לצורכי חשבונאות או מס. אם מסמך אבד, פונים לספק לקבלת העתק. אם אי אפשר להשיגו, מתעדים את החריג במלואו ומעבירים להכרעת מנהל החשבונות או רואה החשבון; לא הופכים הצהרה עצמית לשיטה קבועה.

4. הוצאות שאינן מתאימות לקופה קטנה

גם אם הסכום נמוך, בדרך כלל אין לשלם מן הקופה:

• שכר עבודה, גמול קבוע או תמורה שחוזרת באופן הדומה לשכר;
• הלוואה, מקדמה פרטית או משיכה אישית של עובד או נושא משרה;
• תשלום לספק קבוע שניתן להעביר בבנק או בשיק מסודר;
• רכוש מהותי, התקשרות מתמשכת או עסקה שחולקה לחלקים;
• מלגה, תמיכה או סיוע למוטב ללא נוהל ייעודי;
• הוצאה של בעל תפקיד הקשורה אליו, ללא אישור בלתי תלוי;
• הוצאה שאין לה קשר ברור למטרות ולפעילות העמותה;
• כל תשלום שחורג מחוק המזומן, מתקציב מאושר או מהתנאים של תורם או גורם מממן.

פיצול חשבונית, רכישה, שכר, תרומה, הלוואה או מתנה כדי להישאר מתחת לתקרה אינו פתרון. הוראת רשות המסים מפנה במפורש לעבירת מרמה של פיצול לצורך התחמקות מן האיסורים.

5. החזר הוצאות לעובד, מתנדב או בעל תפקיד

החזר הוצאות אינו “סכום עגול” שניתן מפני שמישהו עזר לעמותה. מסלול עבודה תקין הוא:

1. אישור הפעילות או סוג ההוצאה מראש, ככל שניתן;
2. תביעת החזר חתומה עם תאריך, מטרה ופירוט;
3. מסמכים חיצוניים מתאימים;
4. בדיקה שההוצאה סבירה, קשורה לפעילות ולא הוחזרה ממקור אחר;
5. אישור בידי מי שאינו התובע;
6. תשלום מתועד לחשבון התובע, ככל שהדבר אפשרי;
7. סיווג חשבונאי נכון ושמירת החבילה.

לחברי ועד, יושב ראש ועד וחברי ועדת ביקורת חלים כללים מיוחדים על גמול והחזר הוצאות, ולכן אין להעתיק אליהם אוטומטית נוהל עובדים. גם החזר למתנדב עשוי לדרוש מסמכים ודיווח מתאימים; רשות המסים מפעילה טופס 1250 ביחס להחזרי נסיעה, טלפון ואירוח למתנדבים במוסד ציבורי. כאשר קיים ספק אם הסכום הוא החזר אמיתי, שכר, גמול או טובת הנאה — מעבירים לבדיקה לפני התשלום.

6. מקדמות לפעילות

מקדמה נפתחת כיתרת חובה של המקבל ולא כהוצאה סופית. בטופס המקדמה מציינים מטרה, סכום, מועד יציאה, מועד סגירה, מסמכים נדרשים ואופן החזרת עודף. בסיום:

• מחזירים מזומן שלא נוצל;
• מגישים את כל המסמכים;
• משווים בין המקדמה להוצאה בפועל;
• משלימים החזר או גובים עודף רק לאחר אישור;
• סוגרים את הכרטיס החשבונאי;
• לא נותנים מקדמה חדשה למי שלא סגר קודמת, אלא בחריג מנומק ומאושר.

אסור להפוך רצף מקדמות ל”קופה פרטית” של עובד, מנהל או מתרים.

7. ספירה והתאמה

אחראי הקופה מנהל יומן רציף, ולא אוסף פתקים עד סוף החודש. בהתאמה בודקים:

• יתרת פתיחה;
• כל סכום שנוסף;
• כל שובר לפי סדר מספרי;
• מסמכים חסרים או מספרים מדולגים;
• מקדמות פתוחות;
• מזומן שנספר בפועל לפי עריכים;
• יתרה צפויה מול יתרה בפועל;
• התאמה לרישומי הנהלת החשבונות ולמשיכות הבנק.

הבודק חותם על דוח ההתאמה. ספירת פתע מבוצעת בלי שאחראי הקופה מכין מראש “סגירה” מלאכותית. אם התגלה פער, עוצרים תשלומים, מבצעים ספירה חוזרת בנוכחות אדם נוסף, משמרים מצלמות או מסמכים רלוונטיים, מתעדים את העובדות ומדווחים לפי מדרג שנקבע בנוהל. אין לנכות אוטומטית את הפער משכרו של עובד ואין להאשים אדם לפני בירור.

8. סגירת קופה

בעת החלפת אחראי, סיום פרויקט או סגירת שנה מבצעים מסירה מסודרת: ספירה משותפת, רשימת מקדמות ומסמכים פתוחים, התאמה חתומה, החזרת יתרה לחשבון העמותה והעברת המפתח או אמצעי הגישה בפרוטוקול. כסף שנשאר במגירה ללא בעל אחריות אינו “עתודה”; הוא נכס עמותה ללא בקרה.

Q-145 — אילו מגבלות עדכניות חלות על תשלום או קבלת מזומן ועל שימוש בשיקים?

נכון ל־30.07.2026, עמותה נחשבת “עוסק” לצורך חוק המזומן כאשר היא פועלת במסגרת פעילותה. בעסקה, הלוואה או תרומה שסכומן עד 6,000 ₪ אין בחוק המזומן עצמו הגבלה על החלק המשולם במזומן; כשהסכום הכולל גבוה מ־6,000 ₪, החלק המותר במזומן הוא הנמוך מבין 10% מן הסכום הכולל לבין 6,000 ₪. בשכר עבודה שמעל 6,000 ₪ אין לשלם או לקבל אפילו חלק במזומן. כללים מיוחדים חלים על מתנה, תייר, קרובי משפחה ופעולות נוספות, ולכן מסווגים תחילה את הפעולה ולא משתמשים בתקרת “6,000” כתשובה לכל מצב.

טבלת עבודה לעמותה

| סוג הפעולה שבה העמותה צד | עד הסף | מעל הסף | |---|---:|---| | עסקה — רכישת נכס או שירות, או מכירתם במסגרת הפעילות | עד 6,000 ₪: חוק המזומן אינו מגביל את חלק המזומן | עד הנמוך מבין 10% ממחיר העסקה או 6,000 ₪ | | תרומה | עד 6,000 ₪: חוק המזומן אינו מגביל את חלק המזומן | עד הנמוך מבין 10% מסכום התרומה או 6,000 ₪ | | הלוואה רגילה | עד 6,000 ₪: חוק המזומן אינו מגביל את חלק המזומן | עד הנמוך מבין 10% מסכום ההלוואה או 6,000 ₪, בכפוף לחריגים ולתיקון 2026 | | שכר עבודה | עד 6,000 ₪: אין הגבלה מכוח חוק המזומן | אם השכר גבוה מ־6,000 ₪ — אין חלק מזומן מותר | | מתנה | עד 15,000 ₪: חוק המזומן אינו מגביל את חלק המזומן | עד הנמוך מבין 10% מסכום המתנה או 15,000 ₪ | | עסקה שבה העמותה מקבלת תשלום מתייר | עד 40,000 ₪: אין הגבלה לפי המסלול המיוחד | מעל הסף — עד הנמוך מבין 10% ממחיר העסקה או 40,000 ₪ |

הטבלה מציגה את כללי הבסיס לעוסק לפי הוראת רשות המסים. היא אינה מחשבת מקרה מורכב ואינה מחליפה את סימולטור רשות המסים או בדיקה מקצועית. “סכום הפעולה” הוא המחיר או הסכום הכולל הרלוונטי, לא גובה כל תשלום בודד. כאשר מדובר בעסקה מתמשכת, שכירות, מספר תרומות, עסקה מעורבת או צד שפועל פעם כעוסק ופעם כאדם פרטי, יש לקבוע תחילה מהי יחידת הפעולה לפי החוק.

דוגמאות חישוב

• תרומה בסך 5,500 ₪ יכולה להתקבל כולה במזומן מבחינת חוק המזומן, אבל עדיין חייבים קבלה, רישום, שמירה והפקדה לפי נהלי העמותה.
• תרומה בסך 20,000 ₪ מאפשרת חלק מזומן מרבי של 2,000 ₪ — 10% מן התרומה, שהוא נמוך מ־6,000 ₪.
• רכישת ציוד בסך 80,000 ₪ מאפשרת חלק מזומן מרבי של 6,000 ₪ — התקרה נמוכה מ־10% שהם 8,000 ₪.
• שכר בסך 6,500 ₪ אינו מאפשר לשלם 6,000 ₪ במזומן; כאשר השכר כולו מעל הסף, אין חלק מזומן מותר.

לא מפצלים תרומה אחת לארבע קבלות, עסקה אחת לחשבוניות מלאכותיות או שכר אחד ל”החזר” ו”מזומן” כדי לשנות את התוצאה.

שיקים: אין שיק פתוח כאשר העמותה צד

כאשר עמותה נותנת או מקבלת שיק במסגרת פעילותה:

• בכל סכום חייב להופיע שם מקבל התשלום כנפרע בשיק ראשון או כנסב בשיק מוסב;
• אין למסור שיק כשהסכום או שם המוטב ריקים כדי שמישהו “ישלים אחר כך”;
• בהסבה צריכים להופיע הפרטים הנדרשים של המסב והנסב;
• תאגיד בנקאי או גורם פיננסי רלוונטי לא יפרע שיק בלי שם נפרע; בשיק מוסב מעל 10,000 ₪ קיימות גם מגבלות על מספר ההסבות ועל רישום פרטי ההסבה;
• יש לתעד בסמוך לפעולה את מספר השיק, הבנק והחשבון שעליו נמשך, ואת יתר הפרטים שנדרשים לזיהוי.

בנק ישראל מפרט כי “למוטב בלבד” מונע העברה לצד שלישי. בנוסף לחוק המזומן, הנחיות רשם העמותות דורשות שהמחאות מטעם העמותה ייחתמו בידי מורשי החתימה בהתאם להסמכתם, שלא ייחתמו מראש ללא סכום ומוטב, ושלעמותה יהיה מנגנון המאשר את עצם ההוצאה. לעמותות המבקשות אישור ניהול תקין, נקודת המוצא היא רישום “למוטב בלבד”, למעט החריג המפורש שנועד להוצאת מזומן מן הבנק לקופה קטנה.

שינוי חשוב מ־1 באפריל 2026: החלפת שיק במזומן

תיקון מספר 2 לחוק הגביל “החלפת שטר למזומן”, לרבות ניכיון, פריטה או המרה של שיק. ככלל, בשטר עד 6,000 ₪ אין הגבלה זו; בשטר מעל 6,000 ₪ ניתן לקבל במזומן עד הנמוך מבין 10% מסכום השטר או 6,000 ₪. קיימים הסדרים מיוחדים ומסמכים נדרשים בפעולות מול גוף פיננסי מפוקח, ובפרט בטווחים מסוימים.

החוזר גם מבהיר שלא כל משיכת מזומן מחשבון היא החלפת שטר. נבחנת המהות הכלכלית: משיכה מחשבון שוטף אמיתי, שבו פעולות מגוונות ושלא הוקם לצורך הפקדת שיק ומשיכת מזומן, עשויה להיות משיכה; פעולה שבה מופקד שיק כדי לקבל את תמורתו מיד במזומן עלולה להיחשב החלפה. לכן:

1. לא פודים שיק של תורם, לקוח או צד שלישי ישירות לקופה;
2. מפקידים תקבולים לחשבון העמותה ומנהלים את הקופה במסלול נפרד ומתועד;
3. מתאמים עם הבנק ומנהל החשבונות את אופן משיכת הקופה;
4. בפעולה חריגה או גדולה בודקים מראש את הסיווג ואת המסמכים הנדרשים.

חובת תיעוד אמצעי התשלום

עוסק חייב לתעד בסמוך לתשלום או לתקבול את האמצעי שבו בוצע. הוראת רשות המסים מפרטת בין היתר:

• במזומן — סוג המטבע;
• בשיק — מספר השיק, שם הבנק ומספר החשבון שעליו נמשך;
• בכרטיס או אמצעי אחר — פרטים שמאפשרים לזהות את האמצעי.

הרישום בספרי החשבון או בספר כרוך מתאים יכול לשמש תיעוד, בהתאם לנסיבות. אין להסתפק במילה “שולם” אם אי אפשר לדעת כיצד, ממי ולמי.

תרומות מזומן וקופות התרמה

תרומה במזומן כפופה גם למגבלת המזומן וגם לכללי קבלה, רישום ובקרה. קופת התרמה אינה הופכת תרומות רבות ל”כסף ללא מקור”, ומתרים אינו רשאי להחזיק את כספי העמותה בחשבון, ארנק דיגיטלי או קופה פרטיים.

לפני האירוע או היציאה לשטח

• ממנים אחראי התרמה ומתעדים מי מורשה לאסוף;
• מקצים לכל מתרים פנקס, אמצעי קבלה או טווח מספרים ייחודי;
• מסמנים כל קופה או שק הפקדה במספר;
• קובעים איסור על הוצאות מתוך התקבולים;
• קובעים מועד מסירה, ספירה והפקדה;
• מסבירים מתי חייבים לזהות תורם ומתי אסור לקבל את מלוא הסכום במזומן;
• מפרידים בין קופה אנונימית ציבורית לבין תרומה מזוהה;
• אוסרים פיצול קבלה או ייחוס תרומה אחת למספר תורמים ללא בסיס אמיתי.

בסיום האיסוף

שני אנשים סופרים יחד, רושמים עריכים וסכום, משווים לקבלות ולדוח המתרים, מסבירים ביטולים ומספרים חסרים, חותמים על מסירה ומפקידים לחשבון העמותה בהקדם לפי הנוהל. מנהל החשבונות מתאים בין דוח האיסוף, הקבלות, ההפקדה והכרטסת. אין לשלם הוצאות אירוע מתוך המזומן לפני הספירה; ההכנסה וההוצאה צריכות להירשם בנפרד.

השלבים האלה הם בקרות מעשיות שנועדו לקיים את דרישת חוק העמותות לרישום שלם ונאמן ואת דרישת הרשם לנתיב ביקורת. הם אינם תחליף להוראות מיוחדות של היתר התרמה, רשות מקומית, משרד ממשלתי או תורם מוסדי.

תרומה אנונימית וקבלה

אנונימיות אינה פטור מרישום התקבול. הנחיות רשם העמותות מסבירות את חובת פנקס התורמים ואת התנאים שבהם אין מציינים שם תורם בדוח הכספי; הוראת רשות המסים למערכת תרומות ישראל מכירה גם בתרומה בעילום שם, אך מבהירה שהיא אינה מזכה את התורם בהטבת מס. אם זהות התורם ידועה לעמותה, אין למחוק אותה מן הרישום הפנימי רק מפני שביקש שלא להתפרסם.

בקופת רחוב שבה אנשים רבים מכניסים סכומים קטנים ואין אפשרות מעשית לזהות כל אחד, יוצרים רשומת אצווה: קופה, מקום, שעות, אחראים, מועד פתיחה וסגירה, סכום שנספר, חתימות והפקדה. אם תורם מוסר סכום ידוע ומשמעותי למתרים, לא “מכניסים אותו לקופה האנונימית” כדי לעקוף זיהוי, קבלה או מגבלת מזומן.

דיווח תרומות למוסד בעל אישור סעיף 46

החל מ־01.01.2026 מוסדות ציבור בעלי אישור לפי סעיף 46 חייבים לדווח באמצעות מערכת תרומות ישראל על כל קבלה בשל תרומה, מן השקל הראשון, וגם על ביטולים. לכל דיווח מוקצה מספר ייחודי שמופיע על הקבלה. כאשר מתקבלים אמצעי תשלום שונים, מפיקים קבלות נפרדות לכל סוג; בשיקים מדווחים פרטי חשבון, מספר שיק, סכום ומועד פירעון, ובשיקים דחויים מפיקים קבלות נפרדות לפי שנת המס בהתאם למועדי הפירעון. הקבלה מופקת סמוך לקבלת התרומה והדיווח נשלח עד לקבלת מספר תקין.

החובה הדיגיטלית אינה מבטלת את חובת מסירת הקבלה לתורם, את רישומי העמותה או את חוק המזומן. מוסד שאין לו אישור סעיף 46 אינו רשאי להדפיס על קבלה מצג כאילו התרומה מזכה לפי הסעיף.

תבניות עבודה קצרות

שובר הוצאת מזומן

| שדה | מה רושמים | |---|---| | מספר שובר | מספר רציף שאינו ניתן לשימוש חוזר | | תאריך וסכום | מועד התשלום והסכום המדויק | | מקבל | שם ופרט מזהה לפי הצורך | | מטרה | מה נרכש ולאיזה צורך בעמותה | | מסמך חוץ | סוג ומספר קבלה, חשבונית או אסמכתה | | פרויקט ותקציב | מקור מימון וסעיף | | אישורים | מבקש, מאשר, משלם ומקבל | | יתרה | יתרת הקופה אחרי הפעולה |

דוח התאמת קופה

| רכיב | סכום | |---|---:| | יתרת פתיחה מאושרת | | | תוספות לקופה | | | פחות שוברים מתועדים | | | יתרה צפויה | | | מזומן שנספר | | | פער | |

לדוח מצרפים רשימת שוברים, מקדמות פתוחות, מסמכים חסרים והסבר לפער. אחראי הקופה והבודק חותמים בנפרד.

דוח מסירת קופת התרמה

רושמים מספר קופה, אירוע ומיקום, זמן מסירה, שמות המתרימים, טווח קבלות, קבלות שבוטלו, ספירה לפי עריכים, סכום כולל, מספר שק הפקדה, חתימות שני סופרים, מועד ומספר אסמכתת הפקדה.

בדיקת סוף חודש

• [ ] כל משיכה מחשבון העמותה מקושרת לפתיחת קופה, חידוש או הוצאה מאושרת.
• [ ] לכל שובר יש מסמך, מטרה, מקבל ואישור.
• [ ] אין שיקים פתוחים, חתימות מראש או המחאות חסרות מוטב.
• [ ] כל שיק ותקבול תועדו בפרטים שמאפשרים לזהות את האמצעי.
• [ ] אין עסקה, תרומה, שכר או הלוואה שפוצלו כדי להישאר מתחת לתקרה.
• [ ] כל המקדמות נבדקו, ועודפים הוחזרו.
• [ ] תביעות החזר לא אושרו בידי התובע עצמו.
• [ ] מזומן שנספר מתאים ליתרה הצפויה.
• [ ] קופות התרמה הותאמו לקבלות ולהפקדות.
• [ ] תרומות החייבות בדיווח למערכת תרומות ישראל קיבלו מספר דיווח תקין.
• [ ] פערים וחריגים דווחו ולא “נסגרו” ברישום מלאכותי.

מתי עוצרים ומקבלים בדיקה פרטנית

עוצרים לפני התשלום או הקבלה כאשר לא ברור אם מדובר בעסקה, תרומה, שכר, מתנה או הלוואה; כאשר יש כמה תשלומים הקשורים לאותו הסכם; כאשר רוצים לפדות שיק למזומן; כאשר צד קשור מקבל החזר; כאשר חסרים מסמכים; כאשר תורם גדול מבקש אנונימיות; כאשר קיים פער חוזר בקופה; או כאשר מימון ציבורי, היתר התרמה או הסכם תורם קובעים תנאים מיוחדים.

המדריך נותן תהליך עבודה כללי. הוא אינו מאשר פעולה מסוימת בדיעבד, אינו קובע תקרת קופה פרטנית, ואינו מחליף את התקנון, מורשי החתימה, מנהל החשבונות, רואה החשבון או ייעוץ משפטי במקרה מורכב.

מקורות רשמיים

• חוק לצמצום השימוש במזומן ורשומת התיקונים שלו.
• הוראת ביצוע רשות המסים 1/2024 — תקרות, שיקים, תיעוד, פיצול ואכיפה על עוסק.
• מדריך רשות המסים לחוק המזומן והסימולטור הרשמי.
• חוזר מס הכנסה 06/2026 — תיקון החלפת שטר למזומן, בתוקף מ־01.04.2026.
• שאלות ותשובות בנק ישראל על שיקים וחוק המזומן.
• חוק העמותות, סעיף 35 והתוספת השנייה.
• הנחיות רשם העמותות להתנהלות עמותות.
• מערכת תרומות ישראל והוראת ביצוע 11/2025.
• שירות רשות המסים בעניין החזר הוצאות למתנדבים במוסד ציבורי.