מתי נכון להפסיק לשאול ולהתחיל לבצע

שלום, מה שלומך? הרבה פעמים ,

אני שומע (בעמותות כמובן), מגוון של שאלות בסגנון הבא:

כמה שילמנו פעם קודמת על הניקיון שעשינו לפסח? או גם, אתה זוכר כמה היתה חלוקת התמיכות בסוכות אשתקד? שאלה נוספת, אתה זוכר כמה הרב כהן קיבל תוספת במיגה בחודש אלול? אם אני רוצה,

אני יכול למלא לך ספר, אם שאלות בסגנון הזה.. תראה, כמעט כל אחד מאיתנו, התחיל את הניסיון הפיננסי שלו, בניהול החשבון הפרטי הבייתי שלו.

שם, (למרות שברור שהיתה תועלת אם היינו מתנהלים אחרת) אנחנו לא חייבים דיווח לאף אחד מהרשויות, ולכן, גם אם שכחנו, כמה עלה המקרר, או כמה כסף הוצאנו על חוגים לילדים בקיץ האחרון,

ועוד הרבה שאלות בסגנון הזה.. אף אחד לא יבוא לברר את זה אצלנו, חוץ מאנחנו בעצמנו... וזה אחד השינויים שאנחנו כמנהלי עמותות, צריכים לעשות בראש סוויטץ... ברגע שיש משמעות לדיווחים שלנו,

ואם לא נדווח, יש לנו הרבה מה להפסיד, אין ברירה, וגם למי מאיתנו שפחות אוהב את זה, אנחנו חייבים לשמור על שיגרת דיווח. אחרת, השאלות האלו רק יתרבו,

וכשזה מגיע לדוחות שנתיים וכו' זה רק יתעצם, יגרום להרבה עבודה בחיפוש הנתונים, ועוד כאבי ראש שונים, שאני בטוח שרובנו עבר את זה בצורה כזו או אחרת.. לכן,

כשפונה אלי מנהל עמותה, שרוצה ייעול, ועבודה יותר נכונה,

הדבר הראשון שאני עובד איתו עליו,

זה דווקא שיגרת הדיווחים שלו. אני מבין לגמרי, זה שוחק, זה אולי גם קצת מעצבן, ולפעמים זה גם נראה כביזבוז זמן.. אמר לי פעם מנהל עמותה, הרי ממילא היום הכל מתועד במייל

ומערכות מחשוב של העסק, אז למה לי לבזבז זמן על זה... סך הכל שלחתי אותו חודש אחד, לבדוק כמה זמן באמת לקח לו לשחזר פעולות כספיות, וכמה זמן לוקח לתעד בצורה מסודרת כל פעולה.. אגב, אני לא חסיד של כפילויות,

ולכן עמותה שאומרת לי, כל ההכנסות שלי הם רק דרך מערכת האשראי שלנו.. ברור שלא אמליץ לה לתעד גם הכנסות, אבל הוצאות, (שאגב, לעמותות אין הרבה מערכות כאלו) הוא חייב לתעד,

ובצורה נכונה, כי ככה, הניהול של העמותה כל כך פשוט וחלק. אז רק נסכם, תיעוד קבוע ונכון של הפעולות הכספיות, נותן לנו שקט נפשי, גם בשוטף שצריך לברר פעולה מסוימת,

וברור שהופך את הכנת הדוחות הכספיים, לדבר קל ופשוט. רק בשבילך, אל תדלג על זה.. (מקווה בקרוב שתהיה לי בשורה מיוחדת, בעניין הזה....יש למה לחכות)

בהצלחה ענקית, הראל