מה אסור להזניח בעמותה בזמן משבר

שלום, אני לא באמת יודע איפה אני תופס אותך. אני בטוח שהאתגר שלך, הוא כפול. כי יש את האתגר האישי, משפחתי, ויש לך גם את האתגר של העמותה.

זה לא כל כך משנה באיזה תחום העמותה שלך עוסקת. בדיוק לפני שבוע היה קמפיין גדול של עמותה גדולה, שהם היו בהתלבטויות אדירות על הקמפיין הזה. מצד אחד, זה זמן מלחמה והיה אתגר לקיים את זה כמו שתיכננו. ומצד שני, איך באמת למקסם את זה, כי המצב המלחמתי התחיל אחרי שהרכבת כבר יצאה לדרך,

אז תמיד החשש הוא שאסור לעצור אחרי שיוצאים לקמפיין, במיוחד ששם היו הוצאות מאוד גדולות... מה שברור לי, שאתה עושה ברמה האישית , וברמה הציבורית... ואני מלא הערכה והתפעלות אליך. (אני קצת רואה את זה מכיוון ניהול העסק שלי)

ורואה את העשיה של העמותות הרבה יותר מכיוון הלקוחות שלי.... ולכן, היום אני רק רוצה שתשים לב לדבר אחד. ברור לי שכבר שמעת ממני על זה פעם, ואני רק נותן תזכורת,

כי בזמן לחץ או מלחמה, לפעמים זה נשכח....

אז הנה , ישר ולענין:

בשונה מעסק רגיל, בעמותה בדרך כלל טעויות לא מתגלות מיד. הן צצות רק חודשים אחרי, כשמגיעים לסיכום השנה, לדוחות או לביקורת. ודווקא בתקופות כאלה

כשהכול נעשה מהר, מתוך שליחות ולחץ קל מאוד שדברים יישארו “מאחור”.

כמה דברים קטנים שחשוב לשמור עליהם גם עכשיו:

• • תיעוד מסודר של תרומות — (אני לא מתכוון במה שמתועד דיגטלית אלא על תרומות של צ'קים ומזומן)
• • שמירת אסמכתאות להוצאות (גם לאלו שנעשות במסגרת פעילות החירום)
• • הפרדה בין סוגי פעילות או תרומות, במיוחד אם מדובר בפעילות ייעודית
• • קבלת החלטות מסודרת (גם אם היא נעשית באמצעים מקוונים)

גם אם לא הכול מושלם כרגע, זה בסדר. העיקר הוא לשמור בסיס מסודר, כדי שיהיה אפשר לעשות סדר בהמשך בלי להסתבך. זה טיפ קריטי ממני, בהערכה גדולה על כל העשייה שלך בתקופה הזו, ושנזכה לימים שקטים יותר.

הראל לביא מומחה לבירוקרטיה בעמותות