האם מותר להעביר רשימת תורמים לשותף, לספק דיוור או לגוף מממן?

התשובה נבדקה ביום 29.07.2026. „להעביר” כולל גם קובץ Excel, הרשאת צפייה ב־CRM, העלאה למערכת ענן, חיבור API, מסירת גיבוי, מתן חשבון לסוכנות או הצגת הרשימה בשיתוף מסך. גם גישה זמנית היא עיבוד מידע ולא רק העתקה קבועה.

התשובה הקצרה

לא מעבירים רשימת תורמים רק משום שהמקבל הוא שותף, ספק מקצועי או גוף שמימן פרויקט. לפני כל גישה צריך לקבוע מי המקבל ומה תפקידו:

• ספק שפועל רק עבור העמותה — למשל מערכת דיוור ששולחת לפי הוראות העמותה ואסור לה להשתמש ברשימה לעצמה. אפשר לתת לו את המידע המינימלי שנחוץ לשירות, לאחר בדיקת סיכון, הסכם תקנה 15, הרשאות, פיקוח ומחיקה בסיום.
• שותף או גוף שרוצה להשתמש ברשימה למטרותיו — זהו שימוש חדש או מסירה לצד אחר. בדרך כלל נדרשת הסכמה מתאימה של התורמים או סמכות מפורשת בדין, לאחר שנמסר להם למי יועבר המידע ולאיזו מטרה.
• גוף מממן שמבקש הוכחת ביצוע — מתחילים בדוח מצטבר, נתונים מותממים, אסמכתאות מושחרות או בדיקה מדגמית. חוזה מימון אינו הופך אוטומטית את כל שמות התורמים למידע שהמממן רשאי לקבל.
• רשות מוסמכת שדורשת מידע מכוח דין — מאמתים את הסמכות, מוסרים רק את ההיקף שנדרש, בערוץ מאובטח, ומתעדים את הדרישה והמסירה.

הכלל המרכזי: אם אפשר להשיג את המטרה בלי שמות, דוא״ל, טלפון, מספר זהות, סכום אישי או היסטוריית תרומות — לא מעבירים אותם. הרשות להגנת הפרטיות מדגישה צמצום מידע, הגבלת מטרה ואחריות הארגון גם כאשר ספק חיצוני מעבד את המידע.

טבלת החלטה

| מי מבקש? | למה הוא מבקש? | מסלול בטוח | |---|---|---| | מערכת דיוור | לשלוח קמפיין בשם העמותה | ספק/מחזיק: מינימום מידע, הסכם תקנה 15, אין שימוש עצמאי | | סוכנות גיוס | לנהל קמפיין עבור העמותה | ספק עם הרשאות מוגבלות, משתמשים מזוהים, פיקוח ויציאה מלאה | | עמותה שותפה | לפנות לתורמים גם בשמה | לא מוסרים בלי הסכמה/סמכות מתאימה; העמותה יכולה להזמין את התורמים להצטרף | | קרן מממנת | לוודא שהפרויקט הגיע ליעד | נתונים מצטברים או בדיקה מדגמית; שמות רק אם הכרחי ומותר | | רואה חשבון | לבצע ביקורת מוגדרת | גישה לפי צורך מקצועי, סודיות, הרשאות ותיעוד | | פלטפורמת סליקה | לבצע עסקה ולהפיק נתוני תשלום | רק שדות הכרחיים, תפקידים מוגדרים, אבטחה ושמירת מידע מוגבלת | | ספק ענן בחו״ל | לאחסן CRM או גיבוי | גם תקנה 15 וגם כללי העברת מידע מחוץ לישראל | | עובד של השותף | „רק לראות לרגע” | גישה היא עיבוד; אין גישה בלי החלטה, הרשאה ומטרה | | רשות או בית משפט | דרישה רשמית | מאמתים סמכות והיקף; מוסרים בערוץ מאובטח ומתעדים |

שלב 1: ממפים איזה מידע נמצא ברשימה

„רשימת תורמים” יכולה להכיל הרבה יותר משם ודוא״ל:

• שם ופרטי קשר;
• מספר זהות או מספר תאגיד;
• סכום, תאריך ואמצעי תשלום;
• קבלות ומספרי דיווח;
• מטרת התרומה והגבלות שימוש;
• היסטוריית קמפיינים;
• בקשת אנונימיות בפרסום;
• הערות שיחה;
• העדפות דיוור והסרות;
• מקום עבודה, תפקיד ומדינה;
• נתוני סליקה חלקיים;
• הערכות על יכולת או נכונות לתרום.

לפני מסירה מסמנים עבור כל שדה:

1. האם הוא באמת נחוץ למטרה;
2. מה המקור שלו;
3. מה נאמר לתורם בעת האיסוף;
4. האם הוא רגיש או עלול לחשוף מידע רגיש בעקיפין;
5. לכמה זמן המקבל צריך אותו;
6. האם אפשר להחליף אותו בספירה, טווח, מזהה פנימי או נתון מותמם.

אין להעביר מספרי זהות או פרטי תשלום רק כדי שהמממן „ירגיש בטוח”. אם הוא צריך לאמת מספר עסקאות, בונים מדגם מבוקר או מאפשרים בדיקה מוגבלת בלי למסור עותק מלא.

שלב 2: קובעים את תפקיד המקבל

ספק שפועל מטעם העמותה

ספק הוא גורם חיצוני שמעבד מידע כדי לספק שירות לעמותה, לפי מטרות והוראות שהעמותה קובעת. לדוגמה:

• מערכת דיוור;
• CRM;
• מוקד טלפוני;
• חברת סליקה;
• חברת גיבוי;
• סוכנות שמנהלת קמפיין;
• מפתח שמתחזק מערכת;
• רואה חשבון עם גישה למערכת.

כאשר השירות כרוך בגישה למאגר, תקנה 15 מחייבת בדיקת סיכונים, הסכם כתוב ומחייב, הוראות בנוהל האבטחה ופיקוח על הספק בהיקף שמתאים לסיכון.

העובדה שהספק חתום על „סודיות” אינה מספיקה. צריך להגביל גם מה הוא רשאי לעשות, אילו עובדים יקבלו גישה, כיצד ימחק, מי הם ספקי המשנה ואיך מדווחים על אירוע.

שותף בעל מטרה עצמאית

שותף שרוצה לבחור בעצמו למי לפנות, לשמור את הרשימה אחרי הפרויקט, לשלב אותה ב־CRM שלו או להשתמש בה לקמפיינים אחרים אינו רק ספק. הוא קובע מטרה עצמאית או משותפת לעיבוד.

במצב כזה צריך לבדוק:

• האם התורמים קיבלו הודעה שהמידע יימסר לשותף ששמו ידוע;
• האם הסכימו למטרה ולערוצים;
• האם קיימת סמכות אחרת בדין;
• מי עונה לבקשות עיון, תיקון ומחיקה;
• מי אחראי לאירוע אבטחה;
• מה קורה אם השותפות מסתיימת;
• האם הצדדים קובעים יחד מטרות ולכן צריך הסדר אחריות משותף.

העברת מידע אישי לגורם אחר, שאינו פועל רק כספק מטעם הארגון, דורשת בדרך כלל הסכמה או סמכות בחוק לאחר גילוי למי המידע יימסר ולאיזו מטרה.

גוף מממן

קרן, משרד, רשות או תורם גדול עשויים לדרוש דיווח על שימוש בכסף. הצורך בבקרה יכול להיות לגיטימי, אך הוא אינו עונה לבדו על השאלה אילו פרטים אישיים הכרחיים.

סדר החלופות:

1. דוח מצטבר ללא שמות;
2. מזהים פנימיים שאינם מובנים למממן;
3. מסמכים מושחרים;
4. אישור רואה חשבון או מבקר;
5. בדיקה מדגמית בחדר מאובטח ללא העתקה;
6. שמות ופרטים רק כאשר תנאי ההתקשרות, ההודעה לתורם והדין מאפשרים זאת והמידע הכרחי.

אם המממן מבקש נתוני מקבלי סיוע ולא תורמים, הסיכון עשוי להיות גבוה אף יותר, במיוחד בתחומי בריאות, רווחה, דת, מוגבלות, ילדים או מצב כלכלי.

שלב 3: בודקים את המטרה המקורית

מידע שנאסף כדי להפיק קבלה, לדווח תרומה או לקיים הוראה מוגבלת אינו הופך אוטומטית למידע שמותר למסור לשיווק, מחקר או שותפות.

חוק הגנת הפרטיות מגביל שימוש במידע למטרה שלשמה נמסר או למטרה שנקבעה בדין. כלי הרשות מציין שהעברת מידע לצד אחר דורשת הסכמה או סמכות, ושיש למסור לאדם את זהות המקבל ומטרת המסירה.

שאלות מעשיות:

• האם בטופס נכתב „העמותה תעביר את פרטיך לשותפים”? ניסוח כללי כזה אינו תמיד מספיק אם זהות השותף והמטרה לא ברורות.
• האם נכתב רק „לצורך טיפול בתרומה”? אז ספק סליקה עשוי להיות חלק מהטיפול, אבל קמפיין של עמותה אחרת אינו אותה מטרה.
• האם התורם ביקש להישאר אנונימי? צריך לברר אם הכוונה לפרסום ציבורי בלבד או גם למסירה לגופים נוספים. בקשת אנונימיות אינה מבטלת חובות דיווח חוקיות, אך היא בהחלט אות לעצור מסירה לא הכרחית.
• האם הרשימה התקבלה משותף קודם? אין להניח שהרשאה עוברת הלאה בשרשרת.

שלב 4: מצמצמים לפני ההעברה

הפרדה לפי משימה

מערכת דיוור צריכה בדרך כלל:

• כתובת דוא״ל;
• שם להצגה, אם נדרש;
• שפה;
• סטטוס הסכמה;
• מזהה פנימי;
• רשימת דיכוי.

היא אינה צריכה בדרך כלל:

• מספר זהות;
• סכומי תרומות מלאים;
• צילומי קבלות;
• כרטיס אשראי;
• הערות על מצב משפחתי;
• מידע על מקבלי שירות;
• מסמכי בדיקת נאותות.

גישה במקום קובץ

עדיף לתת גישה מוגבלת בזמן ובפעולה מאשר לשלוח קובץ במייל. מדריך תקנה 15 ממליץ לבדוק אם בכלל חיוני להעביר מידע, או שאפשר לתת גישה מוגבלת לתקופת השירות דרך מערכות הארגון.

התממה ואגרגציה

מחיקת שם בלבד אינה בהכרח התממה. סכום חריג, תאריך, יישוב ותיאור פרויקט יכולים לזהות תורם בעקיפין. בודקים אם ניתן לזהות אדם במאמץ סביר מתוך הנתונים לבדם או בשילוב מידע אחר.

מה חייב להיות בהסכם עם ספק

המדריך הרשמי לתקנה 15 מפרט נושאים שיש לעגן בהסכם. עבור רשימת תורמים, ההסכם צריך לכלול לפחות:

1. סוגי המידע שאליהם הספק רשאי לגשת;
2. מטרות השימוש המותרות;
3. המערכות שאליהן יש גישה;
4. זהות או קבוצות מורשי הגישה;
5. הפעולות המותרות — צפייה, שליחה, שינוי, יצוא או מחיקה;
6. משך ההתקשרות;
7. השבה, מחיקה והשמדה בסיום;
8. אישור כתוב על מחיקה מכל המערכות, תיבות הדוא״ל, התקנים וגיבויים לפי ההסדר;
9. אמצעי אבטחה;
10. סודיות העובדים;
11. ניהול הרשאות והזדהות;
12. דיווח על אירוע אבטחה;
13. תנאים לשימוש בספק משנה;
14. פיקוח, שאלונים, ראיות וביקורת תקופתית;
15. סיוע במימוש עיון, תיקון ומחיקה;
16. איסור שימוש עצמי, פרסום, מכירה או אימון מודל;
17. מנגנון יצוא נתונים תקין בסיום.

המדריך דורש לאפיין גם את תהליכי השירות והמערכות, ולא רק להוסיף נספח משפטי כללי. הוא מדגיש מחיקה מכל מקום שבו עובד המידע ודיווח סופי ומחייב לעמותה.

ספק משנה

מערכת דיוור יכולה להשתמש בענן, ספק משלוח, מערכת תמיכה ואנליטיקה. לכן צריך לדעת:

• מי ספקי המשנה;
• באילו מדינות הם;
• לאילו נתונים הם נחשפים;
• האם נדרש אישור מראש לשינוי;
• כיצד העמותה מקבלת הודעה;
• האם כל החובות עוברות אליהם;
• מי מוחק בסיום.

תקנה 15 מחייבת להסדיר בהסכם את השימוש בגורם נוסף ואת החלת הדרישות הרלוונטיות עליו.

כשהמידע יוצא מישראל

אחסון CRM או מערכת דיוור בשרת מחוץ לישראל עשויים להיות העברת מידע לחו״ל, גם אם הספק מוכר בישראל.

לפי גילוי הדעת העדכני של הרשות, תקנות העברת מידע לחו״ל קובעות כלל והחרגות להעברה. כאשר מסתמכים על התחייבות חוזית של המקבל לפי תקנה 2(4), ההסכם צריך להבטיח חובות מהותיות דומות לדין הישראלי, ובהן הגבלת מטרה, זכויות, סודיות ואבטחה. מיקור חוץ לחו״ל כפוף גם לתקנה 15.

בדיקת ספק חו״ל כוללת:

• מדינת אחסון וגיבוי;
• בסיס ההעברה;
• הדין החל על המקבל;
• גישה של חברות קשורות;
• ספקי משנה;
• בקשות של רשויות זרות;
• הצפנה וניהול מפתחות;
• יצוא ומחיקה;
• התחייבות לזכויות נושאי המידע;
• מידע שהגיע מהאזור הכלכלי האירופי וחובות נוספות שעשויות לחול.

אין להסתפק בכפתור „אני מסכים לתנאי הספק” בלי לקרוא את הסכם העיבוד והעברת המידע.

גוף מממן: ארבעה תרחישים

דיווח מספרי

המממן מבקש לדעת כמה תרומות התקבלו ובאיזה סכום. מוסרים סכומים מצטברים, תקופות ופילוח שאינו מזהה.

מניעת כפל מימון

המממן מבקש לוודא שאותה הוצאה לא מומנה פעמיים. מתאימים דוח הוצאות, מספרי אסמכתה, אישור רואה חשבון או בדיקה מדגמית; בדרך כלל אין צורך ברשימת תורמים מלאה.

תנאי מפורש שמותנה בשמות

בודקים את התנאי לפני חתימת ההסכם ולפני איסוף המידע. אם הוא הכרחי וחוקי, מיידעים את התורמים מראש ומגדירים בדיוק אילו פרטים יימסרו. אין „לתקן” בדיעבד טופס שכבר נאסף.

דרישה בלתי צפויה

לא שולחים מיד. מבקשים את הבסיס החוזי או החוקי, תכלית השימוש, רשימת השדות, תקופת השמירה, מורשי הגישה והאם נתונים מצטברים יספיקו. מעבירים לאישור פרטיות/משפטי ולבעל תפקיד מוסמך בעמותה.

זכויות התורם לאחר ההעברה

העמותה צריכה לדעת לענות:

• מי מחזיק עותק;
• לאיזו מטרה;
• האם הנתונים יצאו לחו״ל;
• כיצד מתקנים טעות;
• כיצד מטפלים בבקשת מחיקה;
• כיצד הסרה מדיוור מגיעה לספק;
• מה יקרה אם השותף כבר שילב את המידע במערכת שלו.

העברת מידע אינה מוחקת את חובת העמותה לאפשר זכויות ולפקח על ספק. העובדה שמאגר אינו חייב ברישום לאחר תיקון 13 אינה פוטרת מחובות החוק והתקנות.

אירוע אבטחה או שימוש אסור

אם ספק שלח לרשימה הלא נכונה, עובד הוריד קובץ, שותף השתמש ברשימה לעצמו או מידע נחשף:

1. עוצרים גישה וקמפיינים;
2. שומרים יומנים וראיות;
3. מבררים אילו נתונים ואנשים נפגעו;
4. דורשים מהספק הכלה, מחיקה ואישור;
5. מפעילים נוהל אירוע אבטחה;
6. בודקים חובת דיווח מיידית לרשות במקרה של אירוע אבטחה חמור;
7. בוחנים הודעה לאנשים שנפגעו;
8. מתקנים הרשאות, חוזה ותהליך;
9. מתעדים החלטה אם להמשיך עם הספק.

המדריך המעודכן מבהיר שגם מחזיק עשוי לשאת באחריות ישירה לאבטחה ובחובת דיווח מיידית על אירוע אבטחה חמור, לצד בעל השליטה.

דוגמאות

Mailchimp או מערכת דומה

העמותה מעלה שם ודוא״ל כדי שהמערכת תשלח בשמה. מגדירים אותה כספק, בודקים היכן המידע נשמר, חותמים על הסדר מתאים, מונעים שימוש עצמאי, מסנכרנים הסרות ומוחקים ביציאה.

קמפיין משותף לשתי עמותות

בטופס צריך להיות ברור מי שני הגופים, מי יקבל את המידע ומה כל אחד יעשה. אם רק עמותה אחת מנהלת את הקשר והשנייה מקבלת דוח מצטבר, אין סיבה למסור לה את הרשימה.

קרן מבקשת Excel עם שמות התורמים

מבקשים להסביר את הצורך. מציעים דוח מצטבר, אישור רואה חשבון או מדגם מושחר. אם שמות נדרשים מכוח תנאי חוקי ומוסכם, מצמצמים שדות, מעבירים מאובטח וקובעים מחיקה.

סוכנות מבקשת יצוא מלא “כדי לבנות קהלים”

לא מעבירים אוטומטית. בניית קהל או העלאת רשימה לפלטפורמת פרסום היא עיבוד נוסף שעשוי ליצור פרופילים ולהעביר מידע לגורמים נוספים. צריך בדיקת מטרה, הסכמה, ספקים, מדינות ומדיניות הפלטפורמה.

עובד שולח רשימה לחשבון Gmail פרטי

זו אינה דרך מאושרת לעבוד עם ספק. מבטלים את השיתוף, דורשים מחיקה, בודקים גיבויים ויומנים, ומטפלים כאירוע לפי רמת הסיכון.

סימני אזהרה

• „כולם משתפים ככה”;
• „זה רק שם ומייל”;
• ספק שלא מוכן להתחייב למחיקה;
• חוזה שמאפשר לספק להשתמש במידע ל„שיפור שירותים” בלי גבול;
• רשימת ספקי משנה שאינה זמינה;
• אין אפשרות לייצא נתונים בסיום;
• הסרות נשמרות רק אצל הספק;
• גוף מממן דורש מספרי זהות בלי להסביר למה;
• שותף רוצה לשמור את הרשימה אחרי הפרויקט;
• העברה בקובץ לא מוצפן או בקישור ציבורי;
• חשבון משותף ללא משתמשים מזוהים;
• נתוני תורמים משמשים לאימון AI;
• מידע מחו״ל מועבר הלאה בלי בדיקת מדינה והסכם.

צ׳קליסט לפני מתן גישה

• [ ] תועד מי המקבל ומה תפקידו.
• [ ] הוגדרה מטרה מדויקת.
• [ ] נבדק מה נאמר לתורמים בעת האיסוף.
• [ ] קיימת הסכמה, סמכות או התאמה למטרה.
• [ ] נבדק אם נתונים מצטברים או מותממים מספיקים.
• [ ] צומצמה רשימת השדות.
• [ ] נבחרה גישה מוגבלת במקום קובץ, כשאפשר.
• [ ] בוצעה בדיקת סיכונים.
• [ ] נחתם הסכם תקנה 15 עם כל הסעיפים הנדרשים.
• [ ] ספקי משנה ומדינות ידועים.
• [ ] נקבעו הרשאות והזדהות אישית.
• [ ] קיימים יומני גישה ויצוא.
• [ ] הסרות וזכויות מסונכרנות.
• [ ] נקבע תהליך אירוע אבטחה.
• [ ] נקבעו יצוא, השבה ומחיקה בסיום.
• [ ] התקבל אישור מחיקה מחייב.
• [ ] העברה לחו״ל נבדקה בנפרד.
• [ ] החלטה חריגה אושרה בידי בעל תפקיד מוסמך.

שורה תחתונה

מותר להיעזר בספק, אך לא מוסרים לו בעלות או חופש שימוש ברשימת התורמים. נותנים רק את המינימום שנחוץ, לאחר בדיקת סיכון, הסכם תקנה 15, אבטחה, פיקוח ומחיקה.

שותף או גוף מממן שרוצה להשתמש ברשימה למטרה עצמאית נמצא במסלול אחר: נדרשת הסכמה מתאימה או סמכות בדין, גילוי ברור לתורמים וצמצום מחמיר. ברוב צורכי הבקרה אפשר להתחיל בנתונים מצטברים, השחרה או מדגם במקום בשמות.