התשובה נבדקה ביום 30.07.2026 מול חוק העמותות והנחיות הרשם, חוק צמצום השימוש במזומן והנחיות רשות המסים, מערכת תרומות ישראל והוראת בנק ישראל 411. תקרות מזומן והוראות דיווח משתנות; יש לבדוק מחדש עד 28.10.2026 ולפני מבצע התרמה.
התשובה הקצרה
קופת התרמה אינה “כסף בלי בעלים”. מנהלים אותה כנכס של העמותה עם מספר ייחודי, אחראי מוגדר, חותם המעיד על פתיחה, יומן מסירה והחזרה, ספירה בידי שני אנשים, קבלות או רישום תקבולים לפי אופי האירוע, הפקדה מהירה לחשבון העמותה והתאמה מלאה בין הספירה, הקבלות, הדיווח והבנק. כל מתרים מקבל הרשאה כתובה, זיהוי, הדרכה ואיסור להשתמש בחשבון פרטי או להשאיר אצלו מזומן.
תרומה במזומן כפופה לחוק לצמצום השימוש במזומן. לצורך החוק, מלכ״ר נכלל בהגדרת “עוסק”, ולכן בודקים את סכום התרומה המלא ואת התקרה הפעילה ולא מפצלים תרומה בין קופות, ימים או קבלות. מוסד בעל סעיף 46 מדווח החל מ־2026 כל תרומה, לרבות ביטולים וללא מגבלת סכום, למערכת תרומות ישראל.
לפני המבצע: החלטה ותכנית
הוועד או הגורם שהוסמך מאשר מסמך קצר:
- מטרת המבצע ויעד הכסף;
- תאריכים, מקומות וערוצים;
- מנהל אחראי;
- רשימת מתרימים ומתנדבים;
- סוגי קופות ואמצעי תשלום;
- נוהל קבלות וזיהוי;
- שעות ומקום ספירה;
- נתיב הפקדה;
- ביטוח ובטיחות;
- טיפול בחריגה או אובדן;
- פרטיות ופרסום;
- תקציב ועמלות.
אם גיוס הכסף נעשה בידי ספק, ההסכם מפרט שכר או עמלה, בעלות במידע, איסור מצג שווא, החזרת ציוד וכסף, לוח העברות וזכות ביקורת. אין לשלם עמלה “מהקופה” בלי מסמך ספק ורישום.
הסמכת מתרימים
כל מתרים מקבל:
- כתב הרשאה עם שם העמותה, מספרה ותקופת ההרשאה;
- תג זיהוי שאינו כולל מידע עודף;
- נוסח אחיד להצגת מטרת ההתרמה;
- רשימת דברים שאסור להבטיח;
- ערוץ לבירור ואירוע חריג;
- קופה, פנקס או אמצעי דיגיטלי שמספריהם נרשמו;
- הדרכת מזומן, קבלה, פרטיות ובטיחות;
- טופס מסירה והחזרה.
המתרים אינו רשאי לומר שיש סעיף 46 אם האישור אינו בתוקף, להבטיח שכל שקל יגיע לפריט מסוים אם קיימות הוצאות, לצלם תורם בלי רשות, להעתיק פרטי כרטיס, לקבל תרומה לחשבון אישי או להחליף כסף מן הקופה לצורך פרטי.
כאשר משתמשים בילדים או בני נוער, נדרשת בדיקת בטיחות, ליווי והסכמה מתאימה; הם אינם נשארים עם קופה או כסף ללא בקרה בוגרת.
ניהול הקופות
מספור ואטימה
לכל קופה מספר קבוע או חד־פעמי. לפני מסירה מצלמים או רושמים את מצב החותם, את המספר, יתרת הפתיחה אם קיימת, שם המקבל, זמן ומקום. קופה ציבורית צריכה להיות סגורה באופן שמאפשר לזהות פתיחה. אין להשתמש בקופסה ביתית לא מסומנת.
שרשרת משמורת
יומן הקופה כולל כל מעבר:
| זמן | מספר קופה | מוסר | מקבל | מצב חותם | מיקום | חתימות | |---|---|---|---|---|---|---|
אין להשאיר קופה ברכב, בבית מתרים או במקום ציבורי בלי השגחה. בסוף המשמרת היא חוזרת לנקודת איסוף מאושרת, גם אם הספירה נעשית למחרת בכספת.
אין ערבוב
לא מערבבים עודף אישי, מכירות, דמי השתתפות ותרומות באותה קופה בלי מנגנון שמבחין ביניהם. אם באירוע מוכרים מוצר וגם מבקשים תרומה, משתמשים בקודים, קופות או מסמכים נפרדים. תשלום עבור מוצר אינו הופך לתרומה.
זיהוי וקבלות
פנקס התורמים הפנימי של העמותה צריך לשקף את התרומות, התורם, הנכס ומועד הקבלה לפי הדין וההנחיות. בתרומה בקופה פתוחה עשוי להיות קושי לזהות כל תורם; הקושי אינו היתר להפוך תרומה מזוהה לאנונימית או לפצל סכום.
כאשר תורם מבקש קבלה:
- אוספים את הפרטים הנחוצים באופן מאובטח.
- רושמים את סכום התרומה ואמצעי התשלום.
- מפיקים קבלה מן הפנקס או המערכת המאושרים.
- מקשרים למזהה הקופה והמתרים.
- אם חל סעיף 46, מדווחים לתרומות ישראל.
פנקס ידני ממוספר נמסר ונאסף כמו קופה. דפים מבוטלים נשארים בפנקס לפי כללי ניהול הספרים. אין לתת למתרים קבלות חתומות וריקות.
חוק המזומן
החוק מגביל קבלה ותשלום במזומן גם בתרומות. המדריך הרשמי מדגיש שיש לבחון את התקרה לפי סוג הפעולה והצדדים. אין להסתמך על זיכרון, משום שסכומים והוראות עודכנו במהלך השנים.
כללים מעשיים:
- בודקים את סכום התרומה כולה, לא כל שטר.
- מצרפים תרומות שהן למעשה פעולה אחת.
- אין לפצל בין בני משפחה או קופות כדי לעקוף מגבלה.
- מתעדים את אמצעי התקבול.
- בסכום שאינו מותר במזומן מציעים העברה, כרטיס או שיק תקין.
- שיק צריך לעמוד בכללי שם הנפרע והסבה.
סכום פנימי נמוך יותר הוא בקרה סבירה. העמותה יכולה להחליט שאינה מקבלת מזומן מעל רף נמוך גם אם החוק מאפשר יותר.
ספירה
פותחים קופה באזור מאובטח, בלי קהל ובלי מצלמה פרטית. שני אנשים שאינם אותו מתרים:
- בודקים מספר קופה וחותם.
- רושמים חריגה לפני פתיחה.
- סופרים בנפרד ומשווים.
- ממיינים שטרות, מטבעות, שיקים וטפסי פרטים.
- משווים לקבלות וליומן.
- ממלאים גיליון ספירה וחותמים.
- מכניסים את הכסף לשק הפקדה מסומן.
- מעבירים לכספת או לבנק בשרשרת מתועדת.
אין להשתמש בכסף שנאסף לתשלום הוצאות האירוע. הוצאה משולמת במסלול הרכש והקופה הקטנה, והתרומות מופקדות במלואן; כך נשמר הברוטו ואפשר לראות את העלות האמיתית.
הפקדה והתאמה
מפקידים לחשבון הבנק של העמותה בהקדם לפי הנוהל ורמת הסיכון. לא דרך חשבון מתנדב. שומרים אישור הפקדה ומקשרים אותו לקופות. אם כמה קופות הופקדו יחד, מצרפים גיליון המפרט את חלקה של כל קופה.
ההתאמה היא:
סכום לפי ספירה = קבלות ורישומי תקבול = סכום שנמסר להפקדה = סכום שנקלט בבנק, לאחר הפרדה ברורה של שיקים, מטבע זר או הפקדות במועדים שונים.
למוסד בעל סעיף 46 מוסיפים התאמה למספרי הדיווח במערכת תרומות ישראל. אם פרט חסר, מתקנים באופן מתועד; לא ממציאים זהות תורם.
פער, אובדן או חשד
כאשר קופה אינה מתאזנת:
- עוצרים את סגירת המבצע.
- סופרים מחדש בשני אנשים.
- משמרים קופה, חותם, יומן ומצלמות ארגוניות רלוונטיות.
- מתעדים את הפער בלי להאשים.
- בודקים קבלה, העברה בין משמרות והפקדה.
- מדווחים לגזבר ולגורם הביקורת לפי הנוהל.
- אם יש חשד לגניבה, מרמה או אירוע מהותי — פועלים לפי ייעוץ ודיווח מתאים.
אסור למתרים “להשלים מכיסו” פער בלי רישום; הדבר מסתיר את התקלה. גם עודף הוא חריגה שיש להסביר.
בנק והלבנת הון
הפקדות מזומן חריגות, פעילות שאינה תואמת לפרופיל החשבון, צד שלישי והיעדר הסבר על מקור הכספים עשויים להביא לשאלות הבנק. הוראה 411 מחייבת גישה מבוססת סיכון. לפני מבצע גדול מעדכנים את הבנק, שומרים החלטה, פרסום, רשימת קופות וגיליונות ספירה, ויכולים להסביר את סכום ההפקדה.
אין לפצל הפקדות כדי “לא לעורר שאלות”. זה פוגע בנתיב הביקורת ועלול דווקא להעלות סיכון.
פרטיות ובטיחות
טופס ידני עם שם, זהות וטלפון אינו נשאר ליד הקופה. מעבירים אותו במעטפה סגורה ומזינים למערכת בהרשאה. לא משתמשים בפרטי קבלה לדיוור בלי בסיס מתאים. מידע על תרומה יכול לחשוף השקפה או השתייכות; מצמצמים גישה.
מתרים אינו מתווכח, נכנס לבית, חוסם מעבר או מפעיל לחץ. קובעים שעות, מקום, כללי צילום, עבודה בזוגות ודרך חירום. בעמדת רחוב בודקים רשות בעל המקום או היתר נדרש.
דוח סיום למבצע
הדוח כולל:
- מספר קופות שנמסרו והוחזרו;
- ברוטו לפי אמצעי תשלום;
- קבלות ודיווחי סעיף 46;
- הפקדות;
- הוצאות ועמלות בנפרד;
- פערים וטיפול;
- סכום נטו וייעוד;
- נתוני מתרימים ועמלות;
- החלטה על שימוש בכסף;
- לקחים לפעם הבאה.
הוועד מקבל נתונים מצטברים, אך חריגים מהותיים מוצגים בנפרד. ועדת הביקורת יכולה לדגום קופה מתחילת השרשרת עד הבנק.
טעויות נפוצות
- קופה ללא מספר או חותם.
- מתרים יחיד שמחזיק, סופר ומפקיד.
- חשבון בנק פרטי.
- תשלום הוצאות מכספי הקופה.
- קבלות חתומות וריקות.
- פיצול תרומה כדי לעקוף מזומן.
- אי־שמירת פרטי תורם מזוהה.
- ערבוב מכירה ותרומה.
- הפקדה אחת בלי פירוט קופות.
- תיקון פער בלי דוח.
- פרסום סעיף 46 שפג.
- פלטפורמה או מתרים שאינם מעבירים נתונים.
מקורות
- רשות התאגידים — הנחיות להתנהלות עמותות ופנקס תורמים.
- רשות המסים — מדריך לצמצום השימוש במזומן.
- הכנסת — חוק לצמצום השימוש במזומן.
- רשות המסים — מערכת תרומות ישראל.
- בנק ישראל — הוראת ניהול בנקאי תקין 411.
- הרשות להגנת הפרטיות — חובת יידוע באיסוף מידע.
גבול התשובה
הנוהל אינו קובע תקרת מזומן מספרית משום שיש לבדוק את הדין הפעיל, סוג הפעולה והצדדים ביום הקבלה. מבצע גדול, תרומה זרה, מתרים בתשלום, חשד למרמה, אובדן או קופה שאין לה נתיב ביקורת דורשים עצירה ובדיקה פרטנית.