איך להפוך שאלות חודשיות להרגל ארגוני

שלום, מה שלומך? עבר קצת יותר משבוע מאז שכתבתי לך.... במייל הקודם הצגתי שלוש שאלות פשוטות, שכדאי שתשאל את עצמך כל חודש. קיבלתי אחריו הרבה תגובות,

וחלקם הגדול היו בסגנון:

“הרעיון מצוין, אבל איך עושים את זה בפועל?” “מי אמור לשאול את השאלות האלה?” “ואיך זה לא נופל בין הכיסאות?”

אז הנה התשובה הקצרה והכנה:

כדי שזה יעבוד זה חייב להיות הרגל קטן, לא משימה. כי משהו גדול, הרבה פעמים לא מתחיל בכלל, בגלל שהוא גדול.

שלב ראשון:

לא מחפשים את האדם המושלם לא צריך “אחראי סדר”. לא צריך מישהו עם אופי מסודר במיוחד. מספיק אדם אחד

שיש לו נגיעה לתפעול:

מנהל משרד, מנכ״ל, גזבר, רכז/ת. לא משנה מי כן משנה שזה יהיה קבוע. מישהו שיודע שזה האחריות שלו.

שלב שני:

קובעים רגע קבוע, לא “כשיהיה זמן”.

הטעות הכי נפוצה היא להגיד:

“נעבור על זה מתישהו”. זה לא עובד.

כן עובד:

• -

סוף חודש

• -

תחילת חודש

• -

או לפני ישיבה/פגישה קבועה שיש ממילא 10 עד 15 דקות. ביומן. כמו פגישה , רק בלי דרמה.

שלב שלישי:

עונים בקצרה, לא מושלם לא כותבים דו״ח. לא מחפשים ניסוח יפה.

רק כמה שורות:

• -

החלטה שלא תועדה

• -

תלות באדם אחד

• -

משהו שעבד טוב גם נקודות, גם חצי משפט , זה מספיק. הרווח הוא לא במסמך עצמו, אלא בזה שהדברים יוצאים מהראש. כי כל דבר שלא רשמנו, המוח שלנו יודע שהוא זה שצריך לזכור את זה,

וזה מעמיס עליו, ואז אנחנו מרגישים עומס, וזה הופך את זה ללא יעיל.

שלב רביעי (והכי חשוב):

לא מתקנים הכול! המטרה היא לראות, לא לפתור. ברגע שמנסים “גם לסדר הכול” ההרגל נעלם.

מספיק לזהות:

• -

משהו אחד שכדאי לתעד

• -

משהו אחד שאפשר לפשט

• -

ומשהו אחד שעובד כמו שצריך זהו. הרגל קטן כזה לא עושה מהפכה. אבל הוא כן מונע מהבלגן להצטבר בשקט. ובסוף שנה, מרגישים את ההבדל בין

“מאיפה בכלל מתחילים” לבין “אנחנו יודעים בערך מה יש לנו ביד”. מה אתה אומר? זה עוזר לך? תנסה, אני יותר מאשמח לשמוע איך היה לך.

בהצלחה ענקית, הראל לביא מומחה לבירוקרטיה בעמותות